Onboarding w firmie produkcyjnej

Według raportu „Niedobór talentów” ManpowerGroup, aż 75% firm z branży produkcyjnej ma problem z zatrudnieniem nowych pracowników. Dla niemal co drugiej z nich (45%) wyzwaniem jest zrekrutowanie pracowników produkcyjnych [1]. Jak zadbać o to, by w obliczu takich trudności, utrzymać nowo przyjęte osoby w organizacji?

Jednym z elementów budujących w nowych pracownikach zaufanie do pracodawcy i przekonanie wobec słuszności decyzji o podjęciu zatrudnienia jest właściwie zaprojektowany i przeprowadzony proces wdrożenia. W branży produkcyjnej, cechującej się wysoką rotacją i dużą konkurencyjnością w pozyskiwaniu wykwalifikowanej kadry, skuteczność onboardingu zyskuje na znaczeniu. Przyglądamy się więc jego elementom składowym i analizujemy, jak powinien przebiegać.

Preboarding, czyli przygotowanie do wdrożenia

Podstawowym założeniem tego etapu jest przekazanie nowo zatrudnionej osobie informacji, jak będzie wyglądał jej pierwszy dzień pracy, w tym m.in.:

• gdzie i o której powinna się stawić,
• do kogo się zgłosić,
• co ją czeka, jak spędzi pierwsze dni w pracy,
• czego się dowie,
• czy ma coś przygotować.

W przypadku firm produkcyjnych jest to szczególnie ważne przede wszystkim ze względu na ich wielkość -  zwykle zajmują ogromną powierzchnię i nowemu pracownikowi trudno byłoby samemu odnaleźć się na takim terenie.

Z perspektywy organizacji, etap preboadingu powinien uwzględniać również przygotowanie się na przyjście pracownika, tak by sprawnie załatwić formalności i umożliwić mu poruszanie się po organizacji (w tym: udostępnienie odzieży i obuwia roboczego, udostępnienie przepustek lub nadanie uprawnień).

Onboarding do organizacji w branży produkcyjnej

Zdarza się, że etap wdrożenia do organizacji jest ograniczany do minimum przez pracodawców, którzy sądzą, że z perspektywy pracowników produkcyjnych najważniejsze jest szkolenie BHP i instruktaż, jak obsługiwać własne stanowisko pracy (szczególnie jeśli przedsiębiorstwo zatrudnia pracowników tymczasowych).

Onboarding do organizacji produkcyjnej może jednak zawierać wiele istotnych elementów, które pozwolą pracownikom poczuć się pewnie i bezpiecznie, wzmocnić w nich myślenie efektywnościowe i zwiększyć ich przywiązanie do firmy, a w efekcie uniknąć wysokiej rotacji w pierwszych miesiącach zatrudnienia. Są to m.in.:

• Mapa organizacji i jej struktura – omówienie lokalizacji z uwzględnieniem struktury firmy (kto, gdzie jest zlokalizowany i za co odpowiada). Dobry uzupełnieniem będzie informator, jak poruszać się po firmie.
• Proces produkcyjny i zarządzanie jakością – z uwzględnieniem wszystkich etapów, zależności, jak również krytycznych czy najpowszechniejszych błędów i ich konsekwencji. Zaprezentowanie jego przebiegu to okazja do pokazania siły współpracy i budowania w pracownikach odpowiedzialności za ich wycinek procesu.
• Praca na różnych stanowiskach – pokazanie zależności występujących  w organizacji, ale i wskazanie, jakie możliwości zatrudnienia oferuje firma.
• Produkt – pokazanie, co wytwarza Twoja organizacja, co sprawia, że ten produkt jest wartościowy dla klienta i w jaki sposób nowy pracownik swoją pracą będzie tę wartość wzmacniał. Takie treści pomogą budować w nowo zatrudnionych osobach poczucie sensu pracy.
• Wartości organizacji – przedstawione np. w postaci konkretnych zachowań, dzięki którym wskażesz pracownikom, czego oczekuje od nich organizacja, ale i czego mogą wymagać od innych.
• Wycieczka po firmie – zaznajomienie zatrudnionych osób z ich nowym miejscem pracy, w tym również zaangażowanie wybranych doświadczonych pracowników do opowiedzenia o pracy na stanowiskach, które zajmują.
• Sprawy kadrowe i benefity – przedstawienie nowemu pracownikowi, gdzie może załatwić ważne tematy kadrowe oraz jakie wsparcie socjalne i benefity oferuje mu pracodawca.
• Elementy istotne z punktu widzenia kultury organizacji – np. dbałość o bezpieczeństwo swoje i innych, działania zgodnie z filozofią Kaizen, dbałość o środowisko, itp., a więc wszystkie te kwestie, które chcemy utrwalać w świadomości nowego pracownika i wzmacniać w nim zachowania spójne z tym podejściem.

Onboarding na stanowisko w branży produkcyjnej

Pracownicy zaznajomieni z kulturą organizacji i specyfiką jej działalności, biorą następnie udział w etapie wdrożenia na stanowisko. Jego celem jest przygotowanie nowo zatrudnionych osób do płynnego przejęcia obowiązków i ich samodzielnego wykonywania zgodnie ze standardami i oczekiwaniami przedsiębiorstwa. W tym celu proces wdrożenia powinien obejmować:

1. Moduł BHP, uwzględniający m.in.:

• wskazanie zagrożeń występujących przy określonych czynnościach na stanowisku pracy,
• podstawy ergonomii w pracy,
• podstawy zarządzania stresem – na produkcji występuje wiele czynników stresogennych (hałas, presja czasu, obciążenia fizyczne, odpowiedzialność za jakość procesu, dbałość o standardy i procedury bezpieczeństwa, uważność na potencjalnie ryzykowne zdarzenia), które mogą obniżać efektywność i poziom koncentracji. Wzbudzenie w pracownikach świadomości ich występowania i nauczenie ich przeciwdziałania ich negatywnym skutkom, pomoże zapobiegać dekoncentracji, rozdrażnieniu, obniżeniu skupienia, a w efekcie potencjalnym wypadkom.

2. Moduł instruktażowy, uwzględniający m.in.:

• Wsparcie trenera i Buddy’ego  - z jednej strony pracownik otrzymuje jasne instrukcje, jak poprawnie wykonywać powierzone mu zadania zgodnie z systemem zarządzania jakością i standardami firmy (rola trenera), a z drugiej strony obserwuje w praktyce bardziej doświadczonych pracowników i w ramach takiej obserwacji przybliża się do zespołu, czuje się zaopiekowany, buduje relacje z innymi pracownikami (rola Buddy’ego).
  
• Wsparcie trenera przybiera formę czterostopniowego instruktażu:
  • Etap 1: Trener mówi, jakie czynności wykona na stanowisku / trener demonstruje czynności
  • Etap 2: Trener mówi, jakie czynności wykona na stanowisku / pracownik demonstruje czynności
  • Etap 3: Pracownik mówi, jakie czynności wykona na stanowisku / pracownik demonstruje czynności
  • Etap 4: Pracownik demonstruje czynności na stanowisku
    
• Wsparcie Buddy’ego może przybrać formę obserwacji czy shadowingu, w których nowy pracownik śledzi pracę bardziej doświadczonej osoby, mając możliwość zadawania jej pytań i rozwiania wątpliwości. Na stanowiskach kierowniczych, np. team leadera, brygadzisty czy mistrza warto zastosować również obserwację dobrych praktyk lub rozmowę na temat typowych trudnych sytuacji zarządczych, z którymi pracownicy zderzają się na co dzień.

Efektywny onboarding ma największy sens, jeśli uwzględnia specyfikę branży i organizacji. Oprócz adekwatnego zakresu ważne jest jednak też dopasowanie ciekawych form, np. eventu onboardingowego, interaktywnych gier onboardingowych czy aktywności zespołowych.

Poszukując firmy, która wesprze nas w projektowaniu wdrożenia, należy pamiętać, że specyfika organizacji produkcyjnej daje bardzo duże możliwości, aby proces onboardingu ułożyć w formie wciągającego wyzwania dla nowych pracowników. Nadając mu charakter pewnego rodzaju przygody, podczas której nowi pracownicy odkrywają kolejne etapy procesu, nowe stanowiska robocze zlokalizowane w różnych przestrzeniach, stopniowo poznają specyfikę firmy - od surowca po finalny produkt, zaznajamiamy ich z firmą i jej działalnością w możliwie najbardziej angażujący sposób.

Warto to wykorzystać i spojrzeć na projekt wdrożenia w kreatywny sposób, tak aby nowy pracownik już od pierwszych dni czuł się zmotywowany, zintegrowany z zespołem i wdrażał się w pracę z pozytywnymi doświadczeniami.

Źródło:

[1] https://biuroprasowe.manpowergroup.pl/201579-produkcja-przemyslowa-tylko-1-na-4-firmy-znajduje-odpowiedniego-pracownika, dostęp: 22.02.2024