Według raportu firmy Gamfi, onboarding pracownika zarabiającego średnią krajową, kosztuje w Polsce około 40 tysięcy złotych [1]. Dlaczego pracodawcy decydują się na ponoszenie tak wysokich kosztów? Co można zyskać, porządkując proces onboardingowy w firmie i o jakich etapach nie należy zapominać?
Onboarding pracownika - definicja, której użyjesz w każdej organizacji
Aby zrozumieć istotę wdrożenia nowego członka do organizacji, należy odpowiedzieć najpierw na pytanie „Co to jest onboarding pracownika?” Niedawno zadaliśmy je uczestnikom naszego webinaru. W odpowiedzi usłyszeliśmy, że onboarding to adaptacja, przygotowanie do pracy oraz regulaminy i procedury. Wszystkie powyższe odpowiedzi są oczywiście poprawne.
W skrócie mówiąc, onboarding to proces powitania nowego pracownika i zapoznania go z zespołem oraz zadaniami. Z biznesowego punktu widzenia kluczowe jest wówczas jak najszybsze osiągnięcie jego pełnej efektywności.
Cel onboardingu pracownika
Jak wspominaliśmy, głównym celem onboardingu jest jak najszybsze osiągnięcie pełnej samodzielności nowego członka zespołu. Jednocześnie podczas wdrożenia firma kształtuje opinię pracownika o organizacji oraz zwiększa jego przywiązanie do organizacji i motywację do działania. Dzięki klarownie przedstawionym oczekiwaniom pracownik ma szansę skutecznie realizować cele zespołowe i czerpać satysfakcję z osiąganych sukcesów.
Proces onboardingowy to zysk nie tylko dla pracownika i organizacji, ale także realne wsparcie dla przełożonego. Tak zwane „karty aktywności” pomagają stale monitorować zachowania oraz oceniać postępy nowego pracownika. To praktyczne narzędzie do rozwijania jego wiedzy i kompetencji. Dobrze rozpisana ścieżka kwalifikacyjna czy struktura organizacyjna pozwalają menedżerom zaoszczędzić cenny czas.
Etapy onboardingu pracownika, czyli pełne wprowadzenie w struktury
Pozytywna decyzja o zatrudnieniu to dopiero początek kilkumiesięcznej drogi pracownika do pełnego wdrożenia. Składa się ona z 2 etapów – preonboardingu i onboardingu właściwego.
Preboarding
Pierwszy etap odpowiada na najbardziej nurtujące pytania pracownika, czyli:
- co dalej?,
- gdzie mam się zgłosić?
- jak powinienem się ubrać?
Badania pokazują, że aż 81% kandydatów chciałoby otrzymać więcej informacji o organizacji, stanowisku i zespole jeszcze przed pierwszym dniem pracy [2]. Zadbanie o odpowiedni kontakt przed zatrudnieniem jest kluczowe dla tworzenia pozytywnego wizerunku firmy.
Preonboarding nowego pracownika może zawierać takie elementy jak:
- odpowiedzi na FAQ (np. pod postacią serii wiadomości),
- zaproszenia na firmowe i zespołowe wydarzenia,
- welcome packi,
- zaproszenia na szkolenia onboardingowe,
- harmonogramy wdrożenia.
W tym momencie ważne jest także załatwienie wszelkich potrzebnych formalności, np. przygotowanie umowy, odpowiednich dostępów czy wyznaczenie opiekuna wdrożenia.
Onboarding właściwy
Jeśli preonboarding został przeprowadzony prawidłowo, pierwszego dnia pracy możemy rozpocząć etap właściwego onboardingu nowego pracownika. Jego składowe to:
- podpisanie umowy i przekazanie informacji kadrowych,
- przygotowanie stanowiska i udostępnienie niezbędnych programów,
- przekazanie odzieży i materiałów potrzebnych do pracy,
- przedstawienie struktury firmy oraz przełożonego i zespołu,
- zapoznanie z historią i wartościami firmy,
- zapoznanie ze standardami firmy.
W kolejnych etapach nowemu pracownikowi warto przedstawić produkty i klientów, procesy obowiązujące na danym stanowisku oraz jego osobistą ścieżkę rozwoju. W trakcie onboardingu nie należy zapominać o zebraniu feedbacku. Pozwala on poznać perspektywę pracownika i usprawniać proces dla przyszłych kandydatów.
Sposoby onboardingu pracownika, schemat dla nowych pracowników
W pierwszych dniach zatrudnienia nowi pracownicy otrzymują mnóstwo informacji. Rolą firmy jest ułatwienie ich zapamiętania poprzez ułożenie onboardingu w jak najbardziej przystępny i ciekawy sposób. Jednym z pomysłów na zaangażowanie kandydatów w poznawanie organizacji jest zaprojektowanie eventu onboardingowego. Z naszego doświadczenia świetnie sprawdzają się tu gry zespołowe i zadania manualne, które pozwalają zapamiętać najważniejsze informacje i zintegrować kadrę.
Rozproszone zespoły z pewnością docenią szkolenia e-learningowe oparte na storytellingu. Dedykowane ćwiczenia, personalizowani bohaterowie i wciągające zadania dla uczestników to tylko niektóre elementy dostępne dzięki wprowadzeniu do onboardingu nowoczesnych technologii.
Projektując proces, warto pamiętać, że wszystkie jego etapy powinny być czytelne i użyteczne. Mapka budynku, aktualny kalendarzy wdrożenia czy pakiet szkoleń rozłożony na kilka miesięcy sprawią, że pracownik poczuje się doinformowany i zaopiekowany.
Podsumowanie
Onboarding to proces, który powinien być zaplanowany i mierzalny. Dobrze zaprojektowany przynosi korzyści dla nowych pracowników i organizacji. Jego znaczenie będzie rosnąć wraz z wchodzeniem na rynek nowego pokolenia Z, które według badań ma większe skłonności do zmiany pracodawcy [3]. Biorąc pod uwagę ogromne koszty rekrutacji i wyszkolenia nowego pracownika, nieprzemyślany onboarding to luksus, na który nie stać większości pracodawców.
Sprawdź także:
Onboarding nowego pracownika – checklista
Zapoznaj się z 10 elementami, które powinien uwzględniać onboarding na stanowisko. Sprawdź, czy proces wdrożenia w Twojej organizacji jest kompletny, a nad czym warto jeszcze popracować.
Źródła:
[1] Onboarding w liczbach, Raport „Onboarding po polsku” Gamfi, 2022
[2] Tamże
[3] „Ogólnopolskie badania satysfakcji z pracy – Raport” Leanpassion, 2022
