Badania „New Hire Momentum: Driving The Onboarding Experience”, przeprowadzone przez firmę Kronos i Human Capital Institute, jasno wskazują, że organizacje dostrzegają w onboardingu szansę m.in. na zintegrowanie nowych pracowników z kulturą organizacyjną czy zapoznanie ich ze strategią biznesową, produktami i usługami. Dlaczego więc aż 76% respondentów twierdzi, że w ich organizacjach praktyki onboardingowe nie są w pełni wykorzystywane?
Konsekwencja, wydolność, odpowiedzialność, zasoby – to właśnie te cztery obszary zostały wskazane przez przedstawicieli HR jako najważniejsze wyzwania w zakresie onboardingu. Co kryje się pod tymi określeniami i jak im sprostać?
Personalizacja oparta na stałych fundamentach
Choć procesy onboardingowe z oczywistych względów powinny być dostosowane do specyfiki danego stanowiska, za wyzwanie uznaje się stworzenie spójnej, konsekwentnej podstawy, którą można wzbogacać o spersonalizowane elementy. Ma to znaczenie nie tylko z punktu widzenia budowania przemyślanego Employee Experience, ale i późniejszego mierzenia efektywności procesów. Spójność można zachować nie tylko dzięki uwzględnieniu podobnych treści, ale i konkretnej struktury. Dzieląc okres wdrożenia na pierwsze dni, pierwsze tygodnie i pierwsze miesiące, zakres przekazywanych informacji i wiedzy można przekazywać zgodnie z regułą „od lokalnie do globalnie” – najpierw w obrębie danego stanowiska, następnie w kontekście działu czy jednostki, kończąc na całej organizacji, jej strukturze, strategii biznesowej i pozycji na rynku. Personalizację natomiast warto zastosować przy opracowywaniu badań kompetencji, tworzeniu planu rozwojowego czy zadań weryfikujących.
Ostatnie miejsce na liście zadań
Za główne wyzwanie, wskazane przez aż 57% specjalistów HR, uznaje się brak czasu wynikający z dużej ilości obowiązków, z jakimi mierzą się menedżerowie. Kluczowe jest tu więc takie zaprojektowane procesów onboardingowych, aby nie wymagały one stałego towarzyszenia podwładnemu i dawały mu dużą samodzielność w działaniu, np. w formie treści e-learningowych i powiązanych z nimi zadań weryfikujących przyswojoną wiedzę. Warto również, aby w sam proces onboardingu i przekazywanie feedbacku nowemu pracownikowi włączony był nie tylko przełożony, ale i współpracownicy. Także oni powinni być dla nowoprzyjętej osoby wsparciem, służąc swoim doświadczeniem. Oczywistą przewagę stanowią również rozwiązania technologiczne, np. platformy LMS ułatwiające zarządzanie wdrożeniem pracownika.
Odpowiedzialność za efekty
Ponad połowa organizacji nie mierzy efektywności procesów wdrożenia, co może negatywnie wpływać na identyfikowanie się osób odpowiedzialnych z rezultatami onboardingu. Jeśli już wpisują to działanie w swoją praktykę, weryfikują zadowolenie pracowników (28%), roczną stopę obrotu (25%), ukończenie wszystkich zadań onboardingowych (23%) i poziom zaangażowania nowozatrudnionej osoby (17%). Choć ustalenie mierników zdaje się być trudnym zadaniem, monitorowanie efektywności procesu wdrożenia może dostarczyć istotnych informacji, które pomogą zidentyfikować m.in. formy ułatwiające przyswajanie wiedzy czy etapy, na których konieczne jest większe zaangażowanie przełożonego.
Technologia wkracza do organizacji
Wykorzystanie technologii do projektowania i zarządzania rozwojem pracowników pozwala na zdjęcie z menedżerów części obowiązków i zwiększenie jego atrakcyjności poprzez łączenie zróżnicowanych form. Z tych samych powodów uwzględnienie rozwiązań technologicznych w onboardingu zyskuje na popularności. Platformy czy aplikacje oparte na mechanizmach grywalizacyjnych pomogą utrzymać zaangażowanie nowego pracownika, a przy tym umożliwią śledzenie jego postępów. Dzięki wglądowi w dane takie jak czas i efekt realizacji poszczególnych zadań, przełożony szybciej zidentyfikuje obszary, z którymi podwładny ma trudności. To z kolei pozwoli mu odpowiednio wcześnie zareagować, by zminimalizować ryzyko niskiej efektywności pracownika w tym zakresie w przyszłości.
Choć głównym celem onboardingu jest skuteczne wprowadzenie nowego pracownika w struktury organizacji, praca nad tym procesem powinna zacząć się o wiele wcześniej niż w pierwszym dniu jego obecności w firmie. Dobrze zaprojektowane i przeprowadzone wdrożenie może stanowić pierwszy krok w budowaniu pozytywnego Employee Experience, co w obliczu coraz powszechniejszego wyzwania związanego z utrzymaniem zaangażowania pracowników, może stanowić znaczącą przewagę już na starcie.
Źródło:
Badania „New Hire Momentum: Driving The Onboarding Experience” Kronos, Human Capital Institute, 2017: https://www.kronos.com/resources/new-hire-momentum-driving-onboarding-experience-research-report?fs=200&at=g
