Czy warto angażować czas i środki na opracowanie czy uporządkowanie rozwiązań systemowych w obszarze HR? W takie prace trzeba zaangażować pracowników, dla których jest to dodatkowym obciążeniem, a poza tym w dzisiejszych czasach liczy się każda złotówka – najlepiej ta nie wydana. A więc – czy warto?
Odpowiedź jest tylko jedna: warto. Z wdrożonych systemów korzyści odniosą menedżerowie i ich podwładni – a w długoterminowej perspektywie cała organizacja. A wydatki? Zwrócą się – dzięki sprawnie działającym procesom szeroko rozumianego zarządzania ludźmi. Na tym po prostu nie wolno oszczędzać!
O czym my w ogóle rozmawiamy?
O jakich rozwiązaniach mowa? Chociażby takich jak opisy stanowisk, modele kompetencyjne, zdefiniowany proces rekrutacji wraz z używanymi w nim narzędziami, system wdrażania pracownika do pracy, system oceny i rozwoju pracowników.
Przykład: opisy stanowisk i modele kompetencji. Często wraz z rozwojem firmy opisy stanowisk są tworzone przez menedżerów, w różnych okolicznościach, pod wpływem bieżących potrzeb. Dzieje się to zwykle bez koordynacji i w efekcie po pewnym czasie w firmie funkcjonują różne, niespójne, niekompletne czy wręcz nieaktualne opisy stanowisk. W niektórych częściach firmy w ogóle ich brak. Modele kompetencji natomiast nie każda firma posiada.
Kiedy firma potrzebuje takich rozwiązań?
Opisy stanowisk i modele kompetencyjne to ważne narzędzia służące procesom rekrutacji i selekcji. Umożliwiają właściwe formułowanie ogłoszeń rekrutacyjnych, są podstawą przygotowania procesu selekcji (w tym oceny dokumentów kandydatów, prowadzenia rozmów i zapewnienia spójnych kryteriów oceny). Pozwalają zdefiniować kogo na dane stanowisko szukamy oraz które kompetencje kandydatów należy ocenić, by dokonać właściwego wyboru. Ważne, aby oceniać wszystkich kandydatów na dane stanowisko według tych samych kryteriów.
Modele kompetencyjne w dalszej perspektywie mogą wspierać efektywne zarządzanie pracownikami – budowanie ścieżek ich rozwoju, planowanie awansów, monitorowanie efektów czy motywowanie.
Czy wiesz, ile to wszystko kosztuje?
Nieuporządkowane procesy i brak rozwiązań mogą sporo kosztować. Kiedyś na szkoleniu z zakresu rekrutacji razem z uczestnikami policzyliśmy, ile kosztuje spóźniona i niewłaściwie przeprowadzona rekrutacja i selekcja. Badaliśmy przykład sprzedawcy w salonie samochodowym. Do kosztów wliczyliśmy wartość ogłoszeń rekrutacyjnych, koszty pracy wszystkich osób zaangażowanych w proces (właściciel salonu, kierownik salonu, asystentka). Uwzględniliśmy ilość dokumentów kandydatów, które trzeba przeanalizować, ilość rozmów kwalifikacyjnych i czas potrzebny na ich przeprowadzenie.
Po przyjęciu do pracy jednego z kandydatów następuje okres próbny. Wzięliśmy więc pod uwagę czas potrzebny na wdrożenie pracownika, efekty sprzedaży samochodów oraz akcesoriów; uwzględniliśmy też potencjalne przychody wynikające z serwisowania tychże samochodów (napraw, części zamiennych).
W omawianym przypadku dokonano chaotycznego wdrożenia nowego pracownika, dodatkowo pozostali pracownicy traktowali go jako rywala, więc nie spieszyli mu z pomocą. Sposób realizacji rekrutacji i słabe wdrożenie sprawiły, że po okresie próbnym trzeba było ponowić rekrutację, ponieważ nowy pracownik się nie sprawdził. Firma ponownie musiała ponieść koszty…
Po dokonaniu wnikliwej analizy przypadku (który wszyscy uczestnicy uznali za realny i im osobiście znany) okazało się, że koszty rekrutacji oraz utracone korzyści kształtowały się na poziomie kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Większość uczestników była tą kwotą zszokowana. Czy trzeba jeszcze kogoś przekonywać, że warto zadbać o to dobre, systemowe i spójne rozwiązania w obszarze HR?
