5 nieoczywistych elementów do uwzględnienia w onboardingu - blog Profes

Obszary działalności i elementy strategii firmy, misja, wizja i ważne dla organizacji wartości, procedury czy zasady BHP – gdyby pokusić się o określenie podstawowego minimum zakresu wdrożenia do organizacji, te elementy miałyby dużą szansę, aby się w nim znaleźć.

Co jeszcze powinniśmy uwzględnić w planie onboardingu? Jakie informacje mogą okazać się przydatne dla nowego pracownika w pierwszych dniach jego zatrudnienia? Identyfikujemy 5 (i jeden dodatkowy) nieoczywistych tematów, wartych rozważenia.

1. Proces i jego etapy

Przedstawienie nowym pracownikom, jak wygląda proces, w którym będą uczestniczyć (np. proces produkcyjny, proces świadczenia usługi, proces obsługi klienta, itp.) – z uwzględnieniem wszystkich etapów, zależności, jak również krytycznych czy najpowszechniejszych błędów.

Dlaczego warto? Żeby uświadomić pracownikowi, że jest częścią większej całości, a jego działania oraz efekty pracy mają wpływ na innych pracowników, odpowiedzialnych za kolejne etapy procesu. Uwzględnienie tego zagadnienia przyczynia się do budowania wśród załogi poczucia odpowiedzialności, wspólnotowości i dbałości o terminowość i jakość pracy.

Kto powinien to rozważyć? Przede wszystkim firmy produkcyjne, logistyczne, bazujące na wieloetapowych procesach oraz zespoły projektowe

2. Przewagi konkurencyjne marki i wartość oferowana klientowi

Zaprezentowanie nowym pracownikom cech wyróżniających nasz produkt lub usługę na rynku wraz z wskazaniem, w jaki sposób wspierają one klienta w realizacji jego potrzeb czy ograniczaniu wysiłku (np. w formie realnych wypowiedzi klientów).

Dlaczego warto? Aby budować w pracownikach autentyczne przekonanie i przywiązanie wobec organizacji oraz przygotować ich do bycia ambasadorami marki w relacjach z klientami. W przypadku zespołów, które nie mają na co dzień kontaktu z klientem (np. pracownicy produkcyjni, logistyczni), przedstawienie wartości oferowanej klientowi pomoże im lepiej zrozumieć cel i wzmocnić poczucie sensu pracy.

Kto powinien to rozważyć? Przede wszystkim sieci sprzedaży i firmy usługowe

3. Komunikacja wewnętrzna

Przedstawienie sposobów i narzędzi komunikacji wewnętrznej, obowiązujących zasad, jak również przyjętych, nieformalnych zwyczajów, np. Czy pracownicy zwracają się do siebie Pan/Pani czy „na Ty”? Kto zwyczajowo inicjuje przejście „na Ty”? Czy udział w cotygodniowym spotkaniu zespołu wymaga odpowiedniego przygotowania się do niego?

Dlaczego warto? Aby nowi pracownicy czuli się pewniej i bezpieczniej, wiedząc jak się zachować w konkretnych, nowych dla nich sytuacjach. Wejście w nieznane środowisko może być dla wielu z nich stresującym doświadczeniem. Znając przyjęte zasady i zwyczaje, będą sprawniej komunikować się z otoczeniem.

Kto powinien to rozważyć? Szczególnie organizacje o rozbudowanej strukturze

4. Umiejscowienie w strukturze firmy

Prezentacja struktury organizacyjnej, z wyróżnieniem zespołu/ działu, do którego dołącza nowy pracownik, jak również wskazanie zależności z innymi zespołami/ działami.

Dlaczego warto? Aby nowi pracownicy poczuli się częścią większej całości i zrozumieli zależności wewnątrz organizacji. W ten sposób poznają nie tylko specyfikę i odpowiedzialności zespołu, do którego dołączają, ale również zespoły i działy, z którymi będą ściśle współpracować (np. dzięki poznaniu zadań i projektów wymagających współpracy międzydziałowej).

Kto powinien to rozważyć? Szczególnie organizacje o rozbudowanej strukturze

5. Praktyczne narzędzia nowo zatrudnionej osoby

Mapa organizacji, lista ważnych kontaktów, „onboardingowy rozkład jazdy” na pierwszy tydzień, pierwszy miesiąc, pierwszy kwartał w pracy – i inne narzędzia, które ułatwią pracownikowi poruszanie się, komunikowanie z otoczeniem i poznanie etapów onboardingu.

Dlaczego warto? Po to, aby nowy pracownik poczuł się zaopiekowany i zyskał pewność siebie - widział, co go czeka w pierwszych miesiącach pracy, jak się poruszać po organizacji, do kogo zwrócić się w najważniejszych sprawach. Łatwy dostęp do tych informacji da mu poczucie samodzielności w czasie, w którym dość często będzie czuł się zależny od innych, bardziej doświadczonych pracowników.

Kto powinien to rozważyć? Każda organizacja

Bonusowy element: preboarding

Przekazanie nowo zatrudnionej osobie informacji, jak będzie wyglądał jej pierwszy dzień pracy, w tym: gdzie i o której się stawić, do kogo się zgłosić, co ją czeka, czego się dowie, czy ma coś przygotować.

Dlaczego warto? Aby zwiększyć poczucie bezpieczeństwa pracownika i pokazać mu, że jest przez organizację wyczekiwany. Wiedząc czego może się spodziewać, zwiększamy szansę, by nowo zatrudniona osoba oczekiwała pierwszego dnia swojej pracy z pozytywnymi emocjami.  

Kto powinien to rozważyć? Każda organizacja