Co? Negocjacje. Kto? Grupa kilku osób, czyli zespół. Po co? By ustalić jak najkorzystniejsze rozwiązanie, wynik, efekt. Nie ma większego znaczenia, czy cel jest biznesowy – negocjacje mają wiele wspólnego ze sportem. Jak wykorzystać tę wiedzę, by skuteczniej negocjować?

Przysłowie mówi, że co dwie głowy to nie jedna. W przypadku zespołu tych przysłowiowych głów może, a nawet powinno być więcej, a co ważne – nie jest tak bardzo istotna ich ilość, co zawartość. Każdy zespół – sportowy, naukowy, projektowy czy biznesowy – powinien składać się z osób o odmiennych cechach, doświadczeniach, osobowościach czy kompetencjach. Różnorodność w obrębie zespołu przyczynia się do zwiększenia jego efektywności i prawdopodobieństwa sukcesu. Zasada ta sprawdza się także w przypadku zespołu negocjacyjnego.

Aby zespół negocjacyjny odniósł sukces w rozmowach, już w fazie przygotowań do pracy należy rozdzielić odpowiednie role. O jakich rolach mówimy?

Z kogo składa się zespół?

Aby lepiej zobrazować istotę ról w zespole negocjacyjnym, porównajmy go do drużyny piłkarskiej. Występują w niej zawsze bramkarz, napastnicy, obrońcy, pomocnicy, trenerzy, fizjoterapeuci, analitycy. Każda z tych ról wymaga odpowiednich predyspozycji, umiejętności i cech osobowości, przyjrzyjmy się zatem ich charakterystyce:

Napastnik – agresywny i aktywny na boisku, zaczepiający, prowokujący przeciwników, czekający, aby wykorzystać okazję. W zespole negocjacyjnym napastnik toprowokator, osoba łapiąca za słówka, szukająca okazji do wykorzystania potknięć drugiej strony. Stosuje cięte riposty i agresywny styl komunikacji. Może być utożsamiany ze złym policjantem z taktyki dobry – zły policjant.
Pomocnik – pomaga napastnikom, wykonuje podania otwierające drogę do bramki, umożliwia napastnikom uzyskanie czystej pozycji, biega za dwóch – na boisku ciężko pracuje. W zespole negocjacyjnym pomocnik to ta osoba, która przygotowuje pole do ataku, zbiera odpowiednie informacje i dostarcza je negocjatorom.

Obrońca – zapora nie do przejścia. Może stosować faule taktyczne, czasami gra nieczysto, broni  bramki i stara się przechwycić piłkę. W zespole negocjacyjnym obrońca to ktoś, kto nie pozwala przeciwnikom na narzucenie ich zdania. Przerywa, nie daje się zbić z tropu, konsekwentnie i uparcie obstaje przy własnym zdaniu, wytrwały i zdeterminowany, asertywny i nieskory do ustępstw.

Bramkarz – ostatnia deska ratunku. Za wszelką cenę broni drużynę przed utratą bramki, motywuje, podnosi innych na duchu. Opanowany, zachowuje zimną krew, kalkuluje, bywa wyrachowany. W zespole negocjacyjnym bramkarz, tak jak obrońca, broni poglądów zespołu. Trudno go przekonać do zmiany zdania, konsekwentnie realizuje cele, jest opanowany, nie ulega emocjom i zdeterminowany.

Trener – koordynuje i wybiera skład drużyny, ustala taktykę, sposób ustawienia w grze, koryguje błędy w trakcie jej trwania. W zespole negocjacyjnym to szef, niekoniecznie wybitny negocjator – za to doskonały obserwator i analityk. Podejmuje szybkie, trafne decyzje, zarządza pracą zespołu, wybiera jego członków, wspiera ich, zna mocne i słabe strony. Odpowiada za strategię i sposób negocjacji.

Analityk – gromadzi informacje pozwalające rozpracować drużynę przeciwnika. Doradza trenerowi przy wyborze taktyki, podczas meczu prowadzi statystyki, spisuje wnioski i spostrzeżenia. W zespole negocjacyjnym analityk gromadzi i analizuje dane na temat drugiej strony, pomaga w przygotowaniu negocjacji. W trakcie spotkania doradza w sprawach opłacalności rozwiązań.

Fizjoterapeuta – wspiera zespół  z boku jako wybitny specjalista w swej dziedzinie. W zespole negocjacyjnym fizjoterapeutą jest ktoś o specjalistycznej, fachowj wiedzy z dziedziny będącej przedmiotem negocjacji. Jest wsparciem merytorycznym dla negocjatorów, wyrocznia w danym obszarze i źródło informacji.

Role dodatkowe

Powyższe przykłady nie wyczerpują wszystkich istniejących ról w zespole negocjacyjnym. Warto wymienić jeszcze kilka dodatkowych:

  • Imprezowicz – w zespole negocjacyjnymwarto dysponować osobą lub osobami, które niekoniecznie biorą udział bezpośrednio w negocjacjach, ale pojawiają się na różnych imprezach towarzyszących. Ich zadaniem jest odciążyć negocjatorów, którzy wypoczęci mogą dalej prowadzić negocjacje, a także starać się uzyskać dodatkowe informacje w tzw. kuluarach. Wiadomo, że wtedy można się dowiedzieć więcej, niż podczas oficjalnej rozgrywki.
  • Protokolant – osoba, która zapisuje ustalenia.
  • Rzecznik zespołu – jest odpowiedzialny za wyrażanie jednego, spójnego zdania zespołu negocjacyjnego.
  • Figurant – czyli ktoś, kto uczestniczy w negocjacjach, nie biorąc w nich czynnego udziału. Może to być osoba znana, która budzi uznanie, podnosi prestiż zespoły bądź onieśmiela przeciwników.

W negocjacjach, tak jak w dobrze dobranym zespole sportowym, niezbędnych jest wiele ról i wiele umiejętności. Co zrobić, gdy w rozmowach bierze udział niewielki, np. 3-osobowy zespół? W takiej sytuacji z szerokiej palety ról należy wybrać te najistotniejsze dla tematyki negocjacji i przydzielić je poszczególnym członkom zespołu.

Może się zdarzyć, że jedna osoba będzie odgrywać kilka ról. Warto więc bardzo dobrze zastanowić się, w jaki sposób podzielić role w zespole negocjacyjnym. Podział ten powinien uwzględniać potrzeby negocjacyjne oraz predyspozycje poszczególnych osób, dzięki czemu potencjał wszystkich osób zostanie wykorzystany efektywnie, a to z całą pewnością przybliży zespół do sukcesu w negocjacjach. Co jest najważniejsze? Świadomość możliwości i kompetencji poszczególnych osób oraz dobrze przygotowana strategia.

Źródło:

„Scenariusze negocjacji biznesowych”- W.Sambor, W.Skrobisz, D. Babrzyński, R. Łabędzki, wyd. Poltext, 2009