Jeśli decydujemy się w swojej firmie na e-learning warto przy okazji zastanowić się, czy różne funkcjonalności platformy e-learningowej możemy wykorzystać w innym celu. Faktem jest bowiem, że prócz efektywnego ułożenia procesu szkoleniowego platforma taka może nam pomóc w obsłudze innych procesów.
Istniejące na rynku platformy e-learningowe dostarczają szeregu rozwiązań usprawniających ten proces w ramach swoich funkcjonalności. Oprócz zamieszczania materiałów dla użytkowników mamy więc też do dyspozycji szereg innych możliwości, takich jak np. fora dyskusyjne, czaty, testy, strony wiki, którymi możemy wspomóc dostarczane szkolenia.
E-learning nie tylko do nauki?
Platforma e-learningowa to dla działu HR potężne narzędzie do dostarczania treści szkoleniowych, zarządzania procesem szkoleń pracowników, monitorowania ich wyników. Jednak myśląc o innych zastosowaniach, powinniśmy zastanowić się czym tak naprawdę jest ona dla pracownika – użytkownika?
Jeśli dostęp do platformy mamy nie tylko z wnętrza firmy, to tak naprawdę staje się ona kolejną stroną internetową, którą posiadamy w zakładkach. Często stroną internetową ustawioną jako startowa na służbowym laptopie. Aby w pełni korzystać z jej funkcjonalności, musimy posiadać login i hasło – czyli musimy na tej stronie działać jako konkretny użytkownik, możliwy do zidentyfikowania. Podejmując różnego rodzaju aktywności – czy to pobierając materiały, czy też dodając komentarz – nie robimy tego jako anonimowy „gość”. Dodatkowo udział w działaniach szkoleniowych na platformie jest często obligatoryjny, narzucony przez pracodawcę, co powoduje regularne jej odwiedzanie przez pracowników.
Te 3 cechy: łatwa dostępność, identyfikowalność użytkowników oraz obligatoryjność działań pozwalają nam wykorzystać platformę e-learningową jako doskonałe narzędzie współpracy w zespole.
Jak to działa?
Praktycznie każda z metodyk zarządzania projektami wskazuje na komunikację jako kluczowy dla efektywności projektu obszar. Jako przestrzeń roboczą dla zespołu projektowego, w której gromadzona jest dokumentacja, rozdzielane są zadania oraz odbywa się dyskusja na temat wdrażanych rozwiązań, z powodzeniem można wykorzystać platformę e-learningową.
Wyobraźmy sobie kurs, do którego przypisujemy użytkowników – członków zespołu projektowego. W zależności od specyfiki projektu, nadajemy odpowiednie uprawnienia menedżerowi i pozostałym członkom zespołu. Przyjmijmy, że nasza platforma obsługuje podstawowe obiekty, takie jak: załączanie plików, forum dyskusyjne, czat, test/quiz, strony wiki. Pomimo tego, że zostały one zaprojektowane do wsparcia procesu szkolenia, możemy sobie wyobrazić ich zastosowanie w bieżącej pracy nad projektem.
W przestrzeni kursowej zostają umieszczone wszelkiego rodzaju dokumenty niezbędne do pracy nad projektem. Dzięki folderom oraz systemowi tagów dokumenty są uporządkowane, każdy z członków zespołu ma do nich łatwy dostęp. Zostaje założone forum dyskusyjne, w którym kolejne wątki odpowiadają etapom projektu. Jeśli istnieje taka potrzeba, menedżer projektu zakłada oddzielne forum dla każdego etapu, obszaru lub zadania. Wykorzystując mechanizm testów, tworzone są listy zadań do wykonania w ramach projektu. Sesje czatu pomagają w bieżącej komunikacji, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z zespołem rozproszonym. Dzięki stronom wiki powstające rozwiązania mają jasno opisaną historię, która umożliwia precyzyjne śledzenie zmian.
Sprawna współpraca
Co istotne, każda z powyższych aktywności zostaje oznaczona jako zadanie do wykonania w określonym terminie i przez określonego użytkownika. Dzięki temu kalendarze członków zespołu wypełniają się aktywnościami do podjęcia, czyli zadaniami do zrealizowania w ramach projektu. Kalendarze wszystkich członków projektu stanowią bardzo precyzyjny harmonogram prac, umożliwiający menedżerowi kontrolę postępu działań.
Dzięki integracji platformy z adresami e-mail użytkowników, otrzymują oni bezpośrednio na swoją skrzynkę powiadomienia o zmianach i przypomnienia o ważnych terminach. Również z poziomu swojej skrzynki mogą odpowiadać na toczące się na platformie dyskusje. Prowadzenie przestrzeni roboczej projektu na platformie, oprócz usprawnienia komunikacji w zespole, daje jeszcze jedną korzyść – archiwum projektu tworzy się na bieżąco, przy okazji aktywności podejmowanych przez użytkowników.
Oczywiście istnieje wiele rozwiązań informatycznych dedykowanych obsłudze komunikacji w projekcie. Jednak jeśli zespół projektowy nie liczy dziesiątek osób, realizowane projekty nie są rozpisane na lata, a platforma e-learnigowa jest już w organizacji wdrożona – warto zastanowić się nad wykorzystaniem jej jako platformy współpracy.
