Gdy trudna rozmowa z pracownikiem wzbudza w menedżerze lęk i niechęć, warto zastanowić się, czy nie jest to spowodowane obawą, że nie poradzi sobie z trudną sytuacją. Jak więc przygotować się do takiego spotkania z podwładnym? Które techniki pomogą menedżerowi poczuć się pewniej?
Rozmowa z pracownikiem - jakie są rodzaje?
Wśród potencjalnie trudnych rozmów z pracownikami wyróżnić można cztery następujące typy:
Rozmowa w celu przekazania trudnej decyzji
W takiej rozmowie menedżer musi poinformować pracownika o niekorzystnej decyzji lub zmianie. Jej trudność polega na przekazaniu negatywnych informacji w sposób empatyczny, ale jednocześnie rzeczowy, bez wdawania się w dyskusje i negocjacje w temacie, który został już przesądzony.
Rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem
Rozmowa ta dotyczy sytuacji, w której pracownik łamie zasady firmy lub nie spełnia oczekiwań związanych z pracą. Menedżer musi skonfrontować pracownika z jego zachowaniem i wyjaśnić konsekwencje. Wyzwanie w rozmowie dyscyplinującej z pracownikiem polega na utrzymaniu profesjonalizmu, jednocześnie pokazując stanowczość, tak aby podwładny zrozumiał powagę sytuacji i wprowadził zmiany do swojego postępowania.
Oceniająco-rozwojowa rozmowa z pracownikiem
Celem tej rozmowy jest ocenienie dotychczasowej pracy pracownika i ustalenie obszarów do rozwoju. Trudność może wynikać z konieczności przekazania podwładnemu krytycznej informacji zwrotnej dotyczącej aspektów wykonanych nieprawidłowo, a jednocześnie zachęcenie go do dalszego rozwoju. Rozmowa ta wymaga bardzo dobrego przygotowania ze strony menedżera oraz wyważenia, tak aby nie doprowadzić do zdemotywowania pracownika. Żeby lepiej radzić sobie w takich sytuacjach przygotowaliśmy ofertę skierowaną do szczebla kierowniczego z zakresu motywowania i kierowania pracowników.
Rozmowa roczna z pracownikiem
Jest to formalna rozmowa podsumowująca roczne osiągnięcia i plany na przyszłość. Menedżer musi umiejętnie ocenić zarówno sukcesy, jak i niedociągnięcia pracownika, co może być trudne, zwłaszcza gdy ocena różni się od oczekiwań podwładnego. Dodatkowym wyzwaniem rozmowy rocznej z pracownikiem jest konieczność omówienia przyszłych celów i rozwoju, co wymaga przygotowania i strategicznego myślenia o długofalowej współpracy.
Jakie sytuacje wymuszają na menadżerach przeprowadzenie trudnej rozmowy z pracownikami?
Trudna rozmowa z pracownikiem jest najczęściej wywoływana koniecznością przekazania mu informacji, których się nie spodziewa lub z którymi, mamy przypuszczenie, że się nie zgodzi. Analizując powyższe rodzaje rozmów, za wyzwanie dla menedżera uznać możemy:
- konieczność odmówienia pracownikowi (np. przyznania podwyżki, zgody na urlop w danym terminie),
- przekazanie trudnej decyzji (np. o zwolnieniu, zakończeniu projektu, przeniesieniu do innego zespołu, obniżeniu prowizji, nieprzyznaniu premii),
- udzielenie reprymendy (np. po zaobserwowaniu niedopuszczalnego zachowania)
- udzielenie informacji zwrotnej (np. rozmowa po zrealizowanym zadaniu czy projekcie czy rozmowa roczna z pracownikiem, uwzględniająca obszary do poprawy i rozwoju).
To, co niełatwe z perspektywy menedżera to trudność w przewidzeniu reakcji pracownika – czy będzie ona emocjonalna, jakich argumentów będzie używał, czy wykaże gniew i agresję. Dlatego też ważne jest, aby osoba zarządzająca znała właściwe narzędzia i adekwatnie do zachowania swojego rozmówcy, potrafiła je dopasować i zastosować.
Jakie techniki rozmów z pracownikami powinien wdrożyć skuteczny menedżer?
Sytuacja 1: Konieczność odmówienia pracownikowi
W tej sytuacji zastosuj „szefowskie nie”. To rodzaj asertywnej odmowy odsłaniającej Twoje intencje, argumentując podjętą decyzję i wykorzystującej technikę „zdartej płyty”, czyli kilkukrotne powtarzanie tej samej informacji stanowczym tonem. Jej elementem mogą być również negocjacje z uwzględnieniem potrzeb obu stron, aby utrzymać motywację pracownika.
Sytuacja 2: Przekazanie trudnej decyzji
W tej sytuacji zastosuj standard przekazywania trudnych informacji. W swojej wypowiedzi uwzględnij powód podjętej decyzji, opisz swoje stanowiska i dodaj komunikatu podtrzymującego relacje („Czy mogę zrobić dla Ciebie coś innego?”). W ten sposób menedżer nie tylko przekaże trudną informację, ale i wytłumaczy skąd się ona wzięła i zadba o to, by pracownik nie czuł się pozostawiony sam sobie.
Sytuacja 3: Udzielenie reprymendy
W tej sytuacji zastosuj standard przekazywania reprymendy. Jeśli przed Tobą rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem, warto aby pamiętał/-a, by uwzględnić w niej: jakiego rodzaju zachowań nie akceptujesz (odnosząc się wyłącznie do faktów, np. wynikających z obserwacji), wskazanie konsekwencji takiego zachowania oraz jasne określenie oczekiwań wobec rozwiązania tej sytuacji i postępowania pracownika w przyszłości.
Sprawdź naszą ofertę skierowaną do menedżerów z zakresu rozwiązywania trudnych sytuacji w pracy menedżera.
Sytuacja 4: Udzielenie informacji zwrotnej i wskazanie obszarów do rozwoju
W tej sytuacji zastosuj FUKO. To metoda udzielania feedbacku, uwzględniająca cztery elementy: odwołanie się do faktów, ustosunkowanie się do sytuacji poprzez opisanie własnych emocji, przedstawienie konsekwencji oraz określenie precyzyjnych oczekiwań.
Podsumowanie
Trudna rozmowa z pracownikiem wymaga od menedżera umiejętności zarządzania emocjami oraz jasnej, konstruktywnej komunikacji. Empatia, precyzyjne przekazywanie informacji zwrotnej, umiejętność aktywnego słuchania i znajomość odpowiednich technik, ułatwią nie tylko minimalizowanie negatywnych emocji pracownika, ale i skuteczną obronę własnych granic.
