Koniec roku to najwłaściwszy moment na wykorzystanie sposobów na efektywne zarządzanie czasem. Kiedy domknięcie projektów i zleceń staje się tak samo ważne jak podsumowanie dotychczasowych działań, a pomiędzy tym konieczne jest jeszcze znalezienie chwili na zaplanowanie przyszłorocznych aktywności – tylko spokój może nas uratować. Spokój i rozsądny podział pracy.

„Do końca roku”, „do Świąt na pewno”, „przed Nowym Rokiem muszę to mieć”, „trzeba to zaakceptować jeszcze w grudniu” – kluczowe frazy, jakie słyszymy w tym miesiącu oznaczają tylko jedno: ogrom pracy. Jak poradzić sobie z takim wyzwaniem, by nie zakłóciło ono błogiej atmosfery Świąt?

„Cel bez planu jest tylko życzeniem”

Choć w sytuacji, gdy doba uporczywie nie chce rozszerzyć się powyżej 24 godzin i wydaje nam się, że znalezienie chwili na przerwę w pracy jest niemożliwie, warto uświadomić sobie, że to konieczność bez której nie sposób pójść krok dalej. Plan działania to podstawa, by pomyślnie zakończyć rok. Jak go opracować?

  • Przede wszystkim: cele – określ, jakie zadania musisz zrealizować i rozpisz ich poszczególne etapy. Warto, abyś wykorzystał do tego formularz Excel tak, aby nic Ci nie umknęło i spokojnie można było nanosić na plan poprawki czy aktualizacje.
  • Po drugie: ustal priorytety – bez wytypowania najważniejszych i najpilniejszych zadań, trudno Ci będzie się za cokolwiek zabrać. Pogrupuj je więc wedle ostatecznego terminu realizacji i wagi projektu, wykorzystując np. Macierz Eisenhowera (przedstawioną poniżej).
  • Po trzecie: nie daj się rozpraszać – Facebook, kolejna z rzędu kawa, szybkie plotki ze współpracownikami… wiele rzeczy wydaje się bardziej interesujące niż realizacja zadań. Aby jednak mieć pewność, że nie tracisz cennego czasu, opracuj schemat dotyczący proporcji „praca-przerwa” lub zastosuj technikę Pomodoro.
  • Po czwarte: bądź elastyczny – pamiętaj, że opracowany plan to nie sztywna rama, ale jedynie wskazówka, w jaki sposób realizować działania. Szczególnie w tak intensywnym okresie jak grudzień, może zdarzyć się, że ktoś poprosi Cię o pilne wykonanie dodatkowego zadania. Nie zrzucaj tego na sam koniec listy, ale uwzględnij w opracowanym planie, ponownie weryfikując priorytety.
  • Po piąte: kontroluj postępy – zaglądaj do arkusza po każdym zrealizowanym działaniu i zaznaczaj już wykonane zadania. W tej sposób zmobilizujesz się do dalszej pracy i zyskasz pewność, że nic Ci nie umknęło.
  • Po szóste: odpoczywaj – równie ważne co skupienie i koncentracja podczas pracy jest znalezienie czasu na odpoczynek. Nawet kilkuminutowa przerwa od wpatrywania się w ekran komputera może przyczynić się do wydajniejszego działania.

Techniki zarządzania czasem

Zamiast samodzielnie opracowywać sposoby na kategoryzację i przydzielanie priorytetów zadaniom, polecamy wykorzystanie sprawdzonych  i stosowanych od lat metod. Przedstawiamy kilka narzędzi, które ułatwiają efektywne wykonanie zadań dzięki przemyślanemu i racjonalnemu zarządzaniu czasem:

1. ABeCadło – metoda ustalania priorytetów ABC

Technika ta jest jedną z najprostszych metod, która skutecznie uświadamia  konieczność ustalania priorytetów według wagi obowiązków. Pierwszym krokiem jest spisanie wszystkich zadań, a następnie – przypisane im etykiet:

  • A – zadania najważniejsze i strategiczne. Szacuje się, że choć stanowią one jedynie 15% wszystkich obowiązków, aż w 65% realizują wartość celu. Są to obowiązki, które należy wykonać samodzielnie, bez delegowania ich innym osobom;
  • B – zadania ważne, ale nie kluczowe dla danego momentu. W tym przypadku, warto zastanowić się nad przekazaniem ich innej, kompetentnej osobie;
  • C – zadania najmniej ważne, których jest stosunkowo najwięcej, bo aż 65%. Ich realizacja pomaga jednak osiągnąć wartość celu jedynie w 15%.

Tak skategoryzowane zadania planujemy w czasie, realizując w pierwszej kolejności te z grupy A, a następnie B i C.

2. Macierz Eisenhowera

Nazywane inaczej „Matrycą Priorytetów” narzędzie zostało opracowane przez 34. prezydenta Stanów Zjednoczonych – Dwight D. Eisenhowera. Schemat macierzy jest bardzo prosty i ogranicza się do podziału zadań na cztery kategorie: 

  • Ważne i pilne – najistotniejsza grupa zadań, których wykonanie powinno stanowić dla nas priorytet. Do tej kategorii często przypisuje się sytuacje kryzysowe, nagłe wydarzenia, które burzą dotychczasowy plan działania czy konsekwencje odłożonych w czasie zadań;
  • Ważne i niepilne – choć ich priorytet jest wysoki, te zadania można swobodnie rozkładać w czasie. Zalicza się do nich np. przygotowania do istotnych projektów czy podnoszenie własnych kompetencji;
  • Nieważne i pilne – nawet jeśli ich waga nie jest wysoka, zadania te mogą spędzać nam sen z powiek z uwagi na krótki czas realizacji. Z tego też powodu należy podjąć się ich tuż po wykonaniu zadań ważnych i pilnych lub zlecić je innym osobom i kontrolować ich wykonanie;
  • Nieważne i niepilne – zadania z tego grupy z czystym sumieniem można znacząco odłożyć w czasie lub…wyrzucić do kosza! Do tej kategorii kwalifikują się bowiem także tzw. „pożeracze czasu”, czyli bezproduktywne czynności, przez które przekładamy w czasie realizację ważniejszych działań.

3. Technika Pomodoro

To niezwykle popularne wśród studentów narzędzie wykorzystuje jedynie kartkę papieru, długopis i stoper lub czasomierz kuchenny. Podobnie jak w przypadku innych technik, rozpoczynamy od spisania wszystkich zadań i posegregowania ich według ważności. Następnie ustawiamy zegar na 25 minut – czyli jedną jednostkę czasu zwaną „Pomodoro”. Po jej upływie przerywamy pracę i robimy krótką, 5-minutową przerwę. Co jeszcze warto wiedzieć na temat tego rozwiązania?

  • 25 minut to czas, w którym musisz wykonywać działania. Nie możesz podzielić ich na mniejsze jednostki. Przerwa należy Ci się dopiero po upływie jednego „Pomodoro”;
  • Jeśli jakieś zadanie zajmie Ci mniej niż jedno „Pomodoro”, nie przerywaj pracy – ale zacznij realizację następnego;
  • Po czterech „Pomodoro” należy zrobić sobie dłuższą przerwę, trwającą 15-30 min.

4. Metoda ALPEN

Nazwa wbrew pozorom nie nawiązuje do porównania realizacji zadań ze zdobywaniem szczytów, ale stanowi akronim niemieckich słów opisujących poszczególne etapy metody.

  • A jak Aufgaben – przygotowanie listy zadań na dany dzień lub tydzień i pogrupowanie ich w tematyczne kategorie, np. zadania związane z pisaniem maili, wykonywaniem telefonów, przygotowywaniem prezentacji, itp.;
  • L jak Länge schätzen – oszacowanie czasu potrzebnego na realizację zadań, zweryfikowanie racjonalności naszych założeń i zsumowanie wyniku;
  • P jak Pufferzeiten einplanen – zaplanowanie dnia lub tygodnia pracy, ale tylko…w 60%! Pozostałe 40% należy pozostawić na realizację zadań niezaplanowanych, czyli tzw. „wrzutek”;
  • E jak Entscheidungen treffen – ustalanie priorytetów zadań (np. przy pomocy Macierzy Eisenhowera lub metody ABC) i podjęcie decyzji co do delegowania części obowiązków;
  • N jak Nachkontrolle – kontrolowanie przebiegu prac i śledzenie postępów. Ten etap warto realizować pod koniec danego dnia, uwzględniając przy tym planowanie obowiązków na następny dzień.

Choć poświęcenie chwili na analizę i plan działania jest w tak intensywnym czasie jak grudzień trudnym zadaniem, może skutkować wymiernymi korzyściami. Szczególnie, jeśli wejdzie nam w krew i stanie się nawykiem w pracy także w przyszłym roku.