Dziesiątki przeanalizowanych CV, godziny poświęcone na przeprowadzanie rozmów z kandydatami, intensywne dyskusje nad wyborem najbardziej kompetentnej osoby i wreszcie podjęcie decyzji. Dla wielu organizacji projekt „nowy pracownik” kończy się właśnie w tym momencie. Co z równie ważnym jak sama rekrutacja procesem wdrożenia?
Doświadczenie pokazuje, że im mniej czasu poświęcamy na pomoc nowemu pracownikowi w wejściu w struktury organizacji, tym większe ryzyko, że poziom demotywacji skłoni go do odejścia nawet w przeciągu kilku pierwszych tygodni czy miesięcy. Szczególnie w przypadku osób niewyspecjalizowanych, a więc tych, które zajmują stanowiska niższego szczebla, konieczne jest zaprezentowanie zakresu obowiązków i udostępnienie niezbędnych do ich wykonywania informacji. Wymaga to jednak nakładu pracy, zarówno na etapie przygotowania planu wdrożenia, jak i realizacji i nadzoru jego przebiegu. Najważniejszą rolę odgrywa tu przełożony nowego pracownika.
Świadomość przełożonych
Kluczową kwestią w zakresie wdrażania jest świadomość osób odpowiedzialnych za ten proces, co do jego wagi. Realizując szkolenia przygotowujące menedżerów lub kierowników do przeprowadzenia rekrutacji, zaskakującym jest moment podliczenia kosztów, które pierwotnie nie są przez nich brane pod uwagę. Koszty jawne to oczywiście pensja specjalisty HR, który poświęca czas na przygotowanie rekrutacji, a także płatności za publikację ogłoszeń w serwisach internetowych. Wśród najważniejszych kosztów ukrytych wyróżniamy natomiast:
- czas kierownika i całego zespołu, przeznaczony na wdrożenie pracownika,
- koszt godzin pracy i strat korzyści biznesowych, które mogłyby być wypracowane w tym czasie,
- koszt relacji biznesowych, nadszarpniętych przez działania osoby źle wdrożonej na stanowisko,
- koszt ponownej rekrutacji, gdy wybrany kandydat okaże się niekompetentny.
Szacuje się, że całkowita kwota związana z ukrytymi stratami, może sięgać nawet kilkunastu lub kilkudziesięciu tysięcy złotych. Zaplanowanie efektywnego wdrożenia może pomóc zminimalizować jej wysokość.
Czym i jak wdrażać
Wspierając organizację w procesie wdrażania, firma szkoleniowo-doradcza systematyzuje wiedzę ważną w kilku pierwszych miesiącach pracy tak, aby nowa osoba mogła pełnić swoje obowiązki. Sam przebieg wdrożenia powinien być ułożony indywidualnie, uwzględniając jej dotychczasowe doświadczenie i umiejętności. Dodatkowym wsparciem dla przełożonego są dedykowane narzędzia, np. w formie przydatnego przewodnika, prezentującego ten proces krok po kroku. Tego typu manual opisuje możliwości angażowania nowego pracownika oraz różne metody pracy służące skuteczności jego przygotowania do działania.
Konsultant lub Trener towarzyszy organizacji także na etapie realizacji wdrożenia. W ramach konsultacji organizowanych według potrzeb, w odstępach 2 tygodni lub miesiąca, analizuje on sytuację pracownika, jak i przełożonego, interweniując w momencie pojawienia się pewnych trudności. Razem z kierownikiem szuka rozwiązań, np. wymagających modyfikacji procesu. To niezwykle istotne, aby uświadamiać menedżerom, że rzeczywistość często weryfikuje pierwotne założenia, a sam proces wdrożenia należy traktować elastycznie tak, aby przyniósł obydwóm stronom jak największe korzyści.
Spisane = przestrzegane
Korzyścią z przeprowadzenia procesu wdrożenia przy wsparciu zewnętrznej firmy jest niewątpliwie wzrost odpowiedzialności za realizację elementów, które zostały spisane w formie kilkutygodniowego, a czasem i kilkumiesięcznego planu. Zarówno pracownik, jak i pracodawca wykazują zaangażowanie, a opieka konsultanta motywuje ich do rozliczenia dokonywanych systematycznie działań. Dla nowego pracownika, nieświadomego na początku co do umiejętności i wiedzy, jakie powinien posiąść, tego typu pomoc, ułatwia wejście w struktury organizacji. Jeśli wdrożenie zakłada poznanie całej firmy, członków poszczególnych działów i ich zakresu obowiązku, będzie on miał szansę na zadawanie pytań i rozwianie wątpliwości. Dobre wdrożona osoba czuje się pewniej w miejscu pracy, co z kolei przekłada się na jej poziom motywacji. Bycie doinformowanym rodzi poczucie bezpieczeństwa, eliminujące niedopowiedzenia, które mogą skłonić ją do rezygnacji ze stanowiska. Dla wdrażającego (najczęściej przełożonego), wsparcie zewnętrznej firmy na etapie wdrożenia stanowi przede wszystkim usprawnienie. Spisane obowiązki i zadania łatwiej jest delegować i kontrolować ich realizację.
