Wyobraź sobie, że jedziesz na spotkanie do ważnego dla Ciebie Klienta. Po wejściu do sali okazuje się, że już na Ciebie czeka, a w dodatku jest w towarzystwie jeszcze dwóch osób. Wskazuje Ci miejsce, z którego swobodnie będziesz nawiązywał kontakt wzrokowy z każdą osobą. Lokalizujesz projektor i już wiesz, że będzie problem. Stoi za plecami Twoich rozmówców. „Że też, nie wpadli, że będę go potrzebował…” – myślisz, ale siadasz na wskazanym miejscu. Przecież nie będziesz przesadzał Klienta. Rozkładasz się ze swoimi materiałami, a kiedy nadchodzi moment wyświetlenia prezentacji przeciskasz się po projektor. Klient oczywiście chce Ci pomóc, więc wstaje, a z nim wszyscy pozostali uczestnicy, bo…też chcą pomóc? Możliwe jednak, że robią to, ponieważ czują dyskomfort kiedy ich szturchasz i chcą tego po prostu uniknąć.
Tego typu sytuacje rodzą pytania: Czy wolno nam „usadzać” Klienta? Jak zarządzać przestrzenią podczas spotkań biznesowych? Na ile sprawne poruszanie się w przestrzeni ma wpływ na efekty, które chcemy osiągnąć?
Aby odpowiedzieć na te pytania, warto pochylić się nad tematem proksemiki.
Proksemika to nauka badająca zależności przestrzenne między osobami, komunikującymi się ze sobą. Edward T. Hall amerykański etnolog, autor pojęcia, wyróżnił cztery przestrzenie komunikacyjne:
Strefa intymna oraz osobista zarezerwowane są dla osób nam bliskich i relacji mniej formalnych. W biznesie mówi się o zachowaniu odległości ok 120 cm od rozmówcy, przy wystąpieniach publicznych 360 cm.
Zajmowanie miejsc w pomieszczeniu i przy stole
Z zasady to gospodarz wskazuje miejsce, które zajmą uczestnicy spotkania. Jednak elegancką praktyką jest zaproszenie gościa do wybrania korzystnego dla niego miejsca, później samemu zajęcie takiego, które będzie sprzyjało rozmowie. Jest to forma okazania szacunku zaproszonej osobie. Jako gość, czekamy na wskazanie miejsca przez gospodarza. Jeśli z jakichś powodów jest nieodpowiednie najlepiej zapytać, o możliwość zajęcia innego, uzasadniając swoją prośbę np. ułatwionym dostępem do kontaktu, projektora, możliwością nawiązania kontaktu wzrokowego z każdą osobą na sali. Lepiej o to zadbać już na samym początku spotkania, aby uniknąć niewygodnej sytuacji w trakcie. Zarówno w roli gospodarza, jak i Klienta unikamy siadania na wprost okna. Świecące w oczy słońce lub ruch za oknem nie sprzyjają prowadzeniu rozmów. Niekomfortowa byłaby sytuacja, w której Klient przez całe spotkanie mruży oczy albo jego uwagę co jakiś czas przykuwa ciekawa sytuacja za oknem lub szklanymi drzwiami. Na pewno takie doświadczenie nie wpłynęłoby pozytywnie na ogólną ocenę spotkania. Zasłonięcie okien z kolei wiąże się z koniecznością włączenia sztucznego oświetlenia wprowadzającego cięższą i senną atmosferę. Dlatego przygotowując się do spotkania warto zadbać nie tylko o zawartość merytoryczną, ale także o miejsce, biorąc pod uwagę m.in. ilość osób, wykorzystywane na spotkaniu narzędzia, materiały, formę w jakiej będzie utrzymane spotkanie.
Zajmowanie miejsca względem drzwi
Dość często można spotkać się z sytuacją, kiedy do spotkania dołączają kolejne osoby np. asystentka, spóźniony uczestnik. Dlatego, to gospodarz powinien usiąść tak aby być pierwszym, który zwróci uwagę na ewentualnie otwierające się drzwi do pomieszczenia. Oszczędzając w ten sposób zaproszonym, konieczności reagowania na nowo pojawiającą się osobę.
Zajmowanie miejsc przy stole
Najkorzystniejszy układ to tak zwana „pozycja narożna”. Czyli gospodarz oraz gość zajmują miejsca na rogach stołu. Taka pozycja sprzyja swobodnej gestykulacji i w pełni umożliwia obserwowanie rozmówcy. Pozwala na utrzymanie kontaktu wzrokowego. Umożliwia bezpośrednie przekazanie np. przygotowanych broszur, ulotek, dokumentów. Pozycja uznawana jest za bardzo dobrą, zwłaszcza jeśli jest to spotkanie handlowe mające na celu przekonanie kogoś do oferty.
Zajmując miejsce naprzeciwko siebie, rozmówcy nieświadomie stawiają się w pozycji rywali. Stół stanowi barierę, która utrudnia nawiązanie kontaktu i zmniejsza szansę współpracy. Praktyka pokazuje, że to często jedyny układ wielu salek konferencyjnych, dlatego nie mogąc dokonać wyboru miejsca, najlepiej zwrócić krzesło delikatnie w jedną stronę, aby nie siedzieć dokładnie na linii prostej z klientem.
Po tej samej stronie co Klient, siadamy, w przypadku wspólnej pracy, gdzie korzystamy z jednego dokumentu lub jednego monitora. To sytuacja, w której zachowanie odpowiedniej odległości ma bardzo duże znaczenie. Wchodzimy w strefę osobistą, dla wielu niewygodną i zbyt intymną. Dlatego mówiąc, należy delikatnie się odsunąć, nigdy też nie dotykamy swojego rozmówcy. Nie poklepujemy ani nie muskamy, tłumacząc się kinestetyczną naturą. A jeśli to rozmówca przekracza granicę odległości? Paradoksalnie, zbliżamy się do niego jeszcze bardziej, robiąc to w sposób gwałtowny spowodujemy, że ten odsunie się na „bezpieczną odległość”. Po zakończeniu wspólnej pracy, wracamy na poprzednie miejsce (jeśli takie było) lub odsuwamy się, „zwracając przestrzeń”.
Jak dużo miejsca zająć?
Mniej więcej tyle samo, ile wszyscy inni uczestnicy spotkania, czyli krzesło i część biurka należącą do tego miejsca. Jeśli potrzebujemy go więcej, rozkładamy swoje materiały po stronie, przez nikogo nie zajętej. Ważne, aby unikać sytuacji, w której ograniczamy miejsce któremukolwiek z rozmówców. A jeśli jest to konieczne ze względu np. na niewielką powierzchnię stołu, dużą ilość materiałów, uzasadnijmy potrzebę zajęcia większej jego części, bliżej klienta kładąc to co chcielibyśmy, aby zobaczył np. foldery reklamowe.
Mowa ciała
A teraz kiedy już wszystko i wszyscy na swoim miejscu, „zajmij w swojej przestrzeni tak dużo miejsca jak to tylko możliwe”. Naukowcy z Harvard University oraz University of California at Berkeley (Cuddy, Amy J.C., Caroline A. Wilmuth, and Dana R. Carney. „The Benefit of Power Posing Before a High-Stakes Social Evaluation.” Harvard Business School Working Paper, No. 13-027, September 2012) badali w jaki sposób nasza mowa ciała wpływa na nasze myślenie i zachowanie. Inspiracją do badań, była obserwacja świata zwierząt, gdzie zauważono zależność między pozycją jaką przyjmują samce alfa a poziomem hormonów odpowiedzialnych za pewność siebie (testosteron) i stres (kortyzol). Podobnie jak u zwierząt, także u ludzi, „zarządzanie” swoim ciałem oddziałuje na to jaką pozycję w „stadzie” zajmiemy. Dlatego jeśli chcemy być postrzegani jako pewni siebie, zdecydowani i wiarygodni nasza sylwetka powinna być wyprostowana, obie nogi stabilnie postawione na podłodze, ręce widoczne, oparte np. o blat stołu. Nie dość, że inni będą postrzegać nas jako „silnych” to sami będziemy czuć się bardziej pewni siebie, a to wszystko, dzięki zwiększonej produkcji testosteronu. Udowodniono, że nawet 2 minuty spędzone w tak zwanej „pozycji mocy” wpływa na wzrost tego hormonu, z kolei przyjęcie tak zwanej „pozycji słabości” powoduje produkcję kortyzolu, a co za tym idzie zwiększa odczucie stresu. Unikajmy zatem krzyżowania nóg oraz rąk, garbienia się i kurczenia np. obejmując się rękoma.
Artykuł ukazał się pierwotnie w tytule „As Sprzedaży” (nr 14, listopad/grudzień 2017).
