Szkolenia – choć są inwestycją w rozwój, efektywność i zaangażowanie pracowników – przez pracodawcę są postrzegane przez pryzmat kosztu. Jak zmienić punkt widzenia i dostrzec w nich inwestycję? Jak zaplanować projekt szkoleniowy, by realizował cele biznesowe?
Zacznijmy od początku, od samych podstaw. Wszyscy je znamy, ale trzeba powtarzać je niczym mantrę. Aby szkolenia, a szerzej rzecz ujmując – projekty zamknięte, były efektywne, wymagają dobrego przygotowania. Uczestnicy rozwijają kompetencje po to, by osiągnąć określone rezultaty. Aby je osiągali, abyśmy my, zarządzający i realizujący projekt mogli te efekty ocenić – trzeba jasno i precyzyjnie określić cele.
Zdefiniować projekt
Działania związane z rozwojem pracowników są coraz bardziej konkretne i ukierunkowane na realizację sprecyzowanych wcześniej celów biznesowych – np. obniżenia fluktuacji, podwyższenia czy stabilizacji wyników, kształtowania określonej kultury organizacyjnej. Aby cele te określić niezbędne są spotkania z zarządem, działem HR oraz kluczowymi menedżerami, aby zrozumieć ich oczekiwania, poznać sytuację i specyfikę organizacji.
Ważne jest również poznanie rozwiązań systemowych, aktualnej sytuacji firmy, ale też potrzeb samych uczestników szkoleń. Warto wykorzystać ten czas na jak najlepszą diagnozę sytuacji i określenie spodziewanych rezultatów. Dzięki temu można zaproponować optymalną strukturę projektu – jego zawartość merytoryczną oraz formy edukacji.
Motywowanie i angażowanie przez komunikację
Jeśli projekt ma zdefiniowane cele biznesowe, przed jego rozpoczęciem kluczowe jest poinformowanie o nich wszystkich uczestników oraz ich przełożonych, a przez to uczynienie współodpowiedzialnymi za ich osiągnięcie. W tej sytuacji wszyscy partnerzy w projekcie, zleceniodawca (zarząd i dział HR), uczestnicy i ich przełożeni, a także firma realizująca projekt mają za zadanie działać na rzecz ustalonych celów. W dużym stopniu zwiększa to szansę na ich faktyczne osiągnięcia.
Korzyści projektów zamkniętych
Projekty zamknięte dają możliwość po części uczynienia ze szkoleń narzędzi wdrażania, uaktywniania czy doskonalenia określonych rozwiązań lub narzędzi kierowniczych. Przykładem może być umiejętność prowadzenia spotkań. Można ją rozwijać uwzględniając konkretne rodzaje spotkań, które menedżerowie w danej firmie faktycznie prowadzą. W ten sposób uczą się efektywnie realizować spotkania, które są częścią ich obowiązków. Dzięki takiemu podejściu nierzadko udaje się spowodować, aby wcześniej wprowadzone standardy były doskonalone, ale też – co bardzo istotne – akceptowane przez pracowników.
Bez względu na to, czy chodzi o kompleksowy projekt czy też pojedyncze szkolenia, w przypadku form zamkniętych, w wielu firmach istnieje szansa na włączenie w proces rozwoju kompetencji przełożonych uczestników. To oni mogą spowodować lub wesprzeć po szkoleniach proces wdrażania do praktyki rozwijanych umiejętności. Firma realizująca szkolenia może wówczas dostarczyć przełożonym informacje o zakresie szkoleń, a także materiały szkoleniowe.
Spójrzmy jeszcze na szkolenia czy warsztaty – podczas ich realizacji otwiera się realna możliwość prowadzenia dyskusji, treningu opartych na przypadkach wpisanych w specyfikę firmy. Uczestnicy bardzo cenią trenerów, którzy wykazują się znajomością funkcjonowania ich firmy, potrafią dobrać adekwatne przykłady, analizować sytuacje bliskie ich rzeczywistości. Możliwe jest również poświęcenie czasu na analizę konkretnych wyzwań, trudności, z którymi spotykają się uczestnicy. A ponieważ są oni z jednej firmy, to korzyści odnoszą nie tylko pojedyncze osoby, ale cała grupa. Dodatkową wartością jest wymiana dobrych praktyk między menedżerami.
Projekty zamknięte dają możliwość łączenia rozwoju kompetencji z doskonaleniem określonych procesów czy działań. Jaka z tego korzyść? Uczestnicy widzą ścisłe powiązanie pomiędzy efektywnością działań a swoimi kompetencjami. Są świadomi do czego i w jakim zakresie są im te kompetencje potrzebne. Pozwala to na utworzenie czytelnych linków pomiędzy praktyką a przedmiotem szkoleń czy warsztatów. Takie szkolenia są dobrze odbierane, a ich efekty częściej spożytkowane w firmie.
Koniec szkolenia i….?
Jeśli w formie zamkniętej realizowany jest projekt, a nie tylko pojedyncze szkolenia, to wymaga on regularnego monitorowania. Z mojego doświadczenia wynika, że kompleksowe projekty wymagają w trakcie ich realizacji korekty, aby uwzględnić pojawiające się ryzyka oraz zmiany, które są immanentnym elementem funkcjonowania każdej firmy
Szkolenia czy projekty zamknięte niosą duże możliwości osiągania różnych korzyści. Decydując się na nie dołóżmy wszelkich starań, aby ten potencjał został dobrze spożytkowany.
