Kilka godzin rozmów, litry wypitej kawy, setki rzucanych pomysłów i inspiracji, a potem… no właśnie. Jak przerodzić owocne spotkanie biznesowe lub „burzę mózgów” w realny plan działania? Zanim zaczniemy działać, warto poświęcić trochę czasu na odpowiednie podsumowanie.
Specyfika spotkań biznesowych często sprawia, że ich harmonogram wymyka się spod kontroli. Chcąc przedyskutować wiele wątków w jak najkrótszym czasie, wtrącamy swoje przemyślenia w rozmowę, kierujemy uwagę współpracowników na zupełnie inny tor, by po kilkunastu minutach wrócić do pierwotnego tematu. Brzmi znajomo? Taki tryb dyskusji, choć dość powszechny, sprawia, że wiele ciekawych pomysłów może nam umknąć lub pozostać wyłącznie w sferze „do przedyskutowania w przyszłości”. Jak uniknąć takich sytuacji? Przede wszystkim – utrzymać uwagę innych uczestników spotkania i nakierować ich skupienie na działanie.
Krok 1: 3 x P – podsumuj, przypomnij, porządkuj
Przekazanie współpracownikom ustaleń poczynionych podczas spotkania będzie najłatwiejsze przy użyciu mailowego sprawozdania lub elektronicznego dokumentu. Taka forma pozwala na uporządkowanie wątków, wprowadzenie elementów graficznych, a przede wszystkim – będzie trwałym zapisem, do którego każda z osób zainteresowanych ma szanse powrócić. Pierwszym krokiem przy konstruowaniu tego typu treści powinno być podsumowanie, a więc przypomnienie tematu spotkania, wypracowanych w czasie jego trwania głównych założeń, a także doprecyzowanie co chcemy osiągnąć i w jakim terminie. Takie konkretne przedstawienie sprawy zasygnalizuje współpracownikom konieczność działania i przekucia rozmów w realne aktywności. Następnie skupiamy się na zebraniu wszelkich podjętych podczas dyskusji wątków, bez względu na to, czy były to dopracowane pomysły, czy tylko wypowiedziane na głos zalążki, by potem przystąpić do ich porządkowania, za kryterium przyjmując obszar działania. Dzięki temu w późniejszym etapie zidentyfikujemy wszelkie zadania z danego zakresu tematycznego, co ułatwi przypisanie zespołów odpowiedzialnych za ich realizację.
Krok 2: 3 x Z – zaplanuj, zarekomenduj, zleć
Krok drugi dotyczy samej organizacji pracy nad realizacją przedstawionych pomysłów. „Przywilejem” osoby podsumowującej spotkanie jest tworzenie wstępnego planu działania, z uwzględnieniem rekomendacji co do terminu i osób odpowiedzialnych za wykonanie danego zadania. Zacznij więc od spisania proponowanej chronologii i zakresu poszczególnych aktywności. Jak podkreślają Paula Garrett i Steve Dennis w swojej książce „Efektywna komunikacja pisemna w biznesie”: „Po przeczytaniu rekomendacji twojego dokumentu, czytelnik powinien: zrozumieć rekomendowany przez ciebie plan działania i parametry rekomendacji; zrozumieć, jakich konkretnie działań w odniesieniu do rekomendacji od niego oczekujesz; zrozumieć korzyści, jakie wiążą się z realizacją proponowanego planu działania.” W sytuacji, gdy obawiamy się, że propozycje mogą spotkać się z obiekcjami lub być zaczątkiem kolejnej dyskusji, warto poprzeć rekomendacje uzasadnieniem, stanowiącym zbiór kilku najważniejszych argumentów przemawiających za słusznością takiego planu działania.
Krok 3: 3 x K – koryguj, idź na kompromis, koordynuj
Naturalnym następstwem poprzednich kroków jest dystrybucja dokumentu wśród osób zainteresowanych. Warto więc przygotować się na konieczność skorygowania wstępnych założeń wedle uwag współpracowników. Choć może być to trudne, szczególnie przy dużych i wieloetapowych projektach, pamiętaj, że w wielu przypadkach warto iść na kompromis – oczywiście w granicach rozsądku. Im bardziej dasz drugiej osobie do zrozumienia, że liczysz się z jej zdaniem i jesteś w stanie dopasować się do jej harmonogramu pracy – tym większa szansa, że podejdzie do zadania z uwagą, skupieniem i zaangażowaniem, kiedy tylko znajdzie na to czas. Niezwykle ważną rolą na tym etapie jest koordynowanie działań i prowadzenie aktywnej współpracy z poszczególnymi zespołami oddelegowanymi do danych aktywności. Pamiętaj, by wspierać innych w realizacji zadań i organizować cykliczne spotkania monitorujące przebieg projektów.
