Model pracy doradczej

Model doradztwa opracowany przez PROFES opiera się na trzech głównych elementach - poznaniu, zrozumieniu i wsparciu: od dogłębnej analizy organizacji i sytuacji, w jakiej się obecnie znajduje, przez syntezę zebranych informacji, opracowanie na ich podstawie rekomendacji i zawarcie kontraktu, po kompleksowe działania rozwojowe, nierzadko wiążące się z wdrażaniem radykalnych zmian i podsumowanie efektów prowadzonych aktywności. Nasza definicja doradztwa zestawia priorytety biznesu z priorytetami zespołów. Pracujemy na KPI i wspieramy realizację celów sprzedażowych, dotykając przy tym kultury organizacji i wpływając na postawy, motywacje i zachowania.

Etap 1: Diagnoza sytuacji
Etap 1: Diagnoza sytuacji

Na tym etapie staramy się jak najpełniej zrozumieć, przed jakimi wyzwaniami stoi organizacja. Sięgamy głęboko, analizujemy, poszerzamy perspektywę, dopytujemy… Synteza wniosków, stanowiąca efekt tych aktywności, będzie jednym z naszych najcenniejszych zasobów w Projekcie. To właśnie one zdecydują o trafności zaproponowanych działań.

Realizowane działania:

  • Analiza wewnętrznych dokumentów organizacji
  • Obserwacja wewnątrz organizacji
  • Wywiady z zainteresowanymi stronami zaangażowanymi w Projekt
  • Przeprowadzenie własnych badań, np.: Tajemniczego Klienta, CX z uwzględnieniem CES, audytu procesów itp.
  • Prezentacja diagnozy i rekomendacji oraz potwierdzenie priorytetów Klienta

Rola Konsultanta Zarządzającego PROFES na tym etapie:

  • Konsultant Zarządzający wspiera zainicjowanie komunikacji o Projekcie w organizacji, dążąc do zbudowania zaufania z jego Uczestnikami (pracownikami organizacji),
  • dokonuje analizy sytuacji wyjściowej, starając się zrozumieć specyfikę organizacji, by „wyrobić” sobie własne zdanie na jej temat,
  • koordynuje pracę zespołu Konsultantów,
  • oczekuje od Klienta otwartej komunikacji, udzielania wszelkich istotnych z punktu widzenia Projektu informacji, dzielenia się własnymi spostrzeżeniami i pomysłami zmian,
  • prezentuje wyniki diagnozy oraz rekomendacje, potwierdza priorytety Klienta.

Etap 2: Zawarcie kontraktu na zakres doradztwa
Etap 2: Zawarcie kontraktu na zakres doradztwa

Etap ten jest kluczowy dla efektywności dalszej współpracy. To właśnie wtedy nabieramy pewności, że jednolicie rozumiemy założenia Projektu i znamy wzajemne oczekiwania wobec siebie, a także – każdy Uczestnik Projektu rozumie jego cele i intencje. To także moment, w którym identyfikujemy potencjalne ryzyka i przygotowujemy się do tego, jak je obsłużyć, aby nie zagrażały sukcesowi Projektu.

Realizowane działania:

  • Ustalenie celów, zakresu pracy i KPI istotnych w Projekcie
  • Analiza ryzyka w Projekcie
  • Ustalenie ról i odpowiedzialności w Projekcie
  • Opracowanie planu komunikacji
  • Ustalenie harmonogramu

Rola Konsultanta Zarządzającego PROFES na tym etapie:

  • Konsultant ustala z Klientem przedmiot i zakres realizacji Projektu, dążąc do ujednolicenia rozumienia założeń i KPI w Projekcie, zakomunikowania oczekiwań i potrzeb wobec Klienta, niezbędnych dla realizacji Projektu oraz nadania właściwego statusu Projektowi w organizacji (np. poprzez ulokowanie go na odpowiednim szczeblu zarządzania), jak i uzyskania niezbędnych do realizacji zasobów, takich jak: czas pracowników zaangażowanych w Projekt czy udział kadry menedżerskiej,
  • identyfikuje wraz z Klientem wszelkie ryzyka, które mogą utrudnić lub uniemożliwić realizację Projektu w ustalonym zakresie oraz sposoby ich obsłużenia,
  • uwzględnia rytm funkcjonowania organizacji przy ustalaniu harmonogramu Projektu,
  • wspiera realizację pełnej komunikacji o Projekcie,
  • oczekuje od Klienta konsekwencji w działaniu, zapewnienia niezbędnych zasobów, podejmowania decyzji, prowadzenia komunikacji, w tym ciągłego wyjaśniania Uczestnikom celów i intencji stojących za Projektem oraz terminowości w realizacji ustaleń.

Etap 3: Realizacja działań doradczych
Etap 3: Realizacja działań doradczych

Crème de la crème Projektu, czyli realizacja działań doradczych to etap, w którym urzeczywistniamy wszelkie plany i ustalenia poczynione we wcześniejszych krokach. Zespół Konsultantów i Trenerów PROFES pod okiem Konsultanta Zarządzającego projektuje dedykowane rozwiązania i wdraża zmiany w organizacji. Niezwykle istotna jest tutaj uważność i weryfikacja czy realizowane działania są adekwatne z celami Projektu, a w razie potrzeby – sprawność w podejmowaniu decyzji i dokonywaniu korekt w planie.

Realizowane działania:

  • Realizacja warsztatów, konsultacji w miejscu pracy lub online, spotkań grup roboczych, praca własna Konsultantów
  • Opracowanie procesów i dokumentów: agend spotkań, Dobrych Praktyk, planów działania, rytmów zarządczych, rozwiązań organizacyjnych, standardów działania itp.
  • Wdrożenie zmiany i przygotowanie organizacji do jej utrzymania
  • Realizacja spotkań statusowych, weryfikujących realizację harmonogramu i zakresu działań w Projekcie

Rola Konsultanta Zarządzającego PROFES na tym etapie:

  • Konsultant realizuje działania zgodnie z harmonogramem, dokonując ciągłej weryfikacji ich adekwatności oraz celów Projektu,
  • zarządza zespołem realizacyjnym i pozostaje w ciągłej komunikacji z decydentami Projektu,
  • reaguje na zgłaszane przez Klienta potrzeby w ramach określonego zakresu Projektu, a w razie konieczności weryfikuje go z Klientem,
  • identyfikuje i reaguje na pojawiające się w Projekcie ryzyka,
  • oczekuje od Klienta wywiązywania się ze swoich zadań w przyjętych terminach, umożliwiających realizację Projektu zgodnie z ustalonym harmonogramem,
  • przygotowuje rozwiązania ułatwiające organizacji utrzymanie zmiany, w tym działania systemowe oraz w obszarze rozwoju kompetencji, a także wspiera i towarzyszy przy wdrożeniu zmian, na bieżąco dokonując korekty proponowanych rozwiązań,
  • oczekuje od Klienta zaangażowania w konsultacje dotyczące Projektu i weryfikacji oraz akceptacji proponowanych rozwiązań, działania zgodnie z opracowanym harmonogramem Projektu, udziału w spotkaniach statusowych, realizacji ustaleń, a także dzielenia się własnymi obserwacjami, pomysłami wątpliwościami.

Etap 4: Podsumowanie efektów projektu
Etap 4: Podsumowanie efektów projektu

Ostatni etap projektu skupia się na ewaluacji Projektu, zaplanowaniu działań wspierających utrzymanie zmiany i opracowaniu rekomendacji na przyszłość. Efektywność inwestycji (ROI) mierzona jest w oparciu o konkretne wskaźniki i dane liczbowe, tak aby zaprezentować jej wartość również z perspektywy biznesu.

Realizowane działania:

  • Opracowanie podsumowania: porównanie sytuacji organizacji przed rozpoczęciem Projektu w stosunku do sytuacji po jego zakończeniu z wykorzystaniem danych liczbowych i wskaźników
  • Opracowanie rekomendacji doradczych i rozwojowych na przyszłość
  • Realizacja spotkania podsumowującego Projekt
  • Zaplanowanie działań wspierających utrzymanie wdrożonych rozwiązań i wprowadzenie korekt wynikających z doświadczeń w pierwszym okresie funkcjonowania

Rola Konsultanta Zarządzającego PROFES na tym etapie:

  • Konsultant dokonuje diagnozy sytuacji organizacji po przeprowadzeniu projektu doradczego - dla porównania stanu obecnego z sytuacją wyjściową,
  • przygotowuje i omawia raport prezentujący osiągnięte rezultaty i stopień realizacji celów, a także włącza w omawianie beneficjentów zmiany – dokonują oni prezentacji rezultatów i korzyści wynikających z Projektu w odniesieniu do własnego obszaru,
  • definiuje i prezentuje czynniki, które mają decydujący wpływ na utrzymanie wdrożonej zmiany w organizacji,
  • proponuje i ustala follow-up zmiany - spotkania planowane w perspektywie 3-6 miesięcy od zakończenia Projektu.