„W organizacjach, jednostkach administracji publicznej oraz firmach wszelkiej maści i wszelkich rozmiarów na całym świecie pieniądze się traci, marnuje, nieodpowiednio wydaje, defrauduje lub kradnie. Co jest przyczyną tej epidemii? Nazwijmy to po prostu złymi zakupami.”
Od zwykłej niekompetencji, lenistwa, niewiedzy i nieświadomości, przez brak informacji czy błąd systemu, po celowe działania, jak oszustwa i korupcje – przyczyn błędów nabywczych jest wiele, ale efekt zawsze ten sam. To strata. Strata pieniędzy, zasobów i możliwości zainwestowania w inny projekt, który potencjalnie przyniósłby organizacji większe korzyści. To strata zaufania klientów, interesariuszy, pracowników i innych, których dotykają konsekwencje popełnionego błędu. To wreszcie strata motywacji do działania, często towarzysząca przedsiębiorstwom w sytuacji kryzysowej. O tym jak tego uniknąć, ucząc się na błędach innych pisze Peter Smith w książce „Złe decyzje zakupowe” (MT Biznes, 2021).
Mądrzejsi niż NASA
Smith zaczyna wprowadzenie od chwytliwej anegdoty, która niejako odkrywa przed czytelnikiem charakter całej książki. Opisuje historię inwestycji NASA, która miała na celu stworzenie długopisu działającego w stanie nieważkości. Zwykłe długopisy – ze względu na brak grawitacji – nie zdają w tych warunkach egzaminu. Amerykańscy naukowcy poświęcili kilku lat pracy i miliony dolarów, ale finalnie udało im się doprowadzić projekt do szczęśliwego końca. Jakie było ich zaskoczenie, kiedy ich rosyjski kolega na wieść o kosztownym wynalazku odpowiedział: „To z pewnością jest problem i całkiem nieźle udało wam się go rozwiązać. My po prostu używamy ołówków.”
Książka Smitha pełna jest tego typu przykładów, które zamiast dawać gotowe rozwiązania, pokazują pewien kontekst i skłaniają do wyciągania wniosków. „Zwykły” czytelnik pewnie nigdy nie znajdzie się w sytuacji, w której takie wielomilionowe inwestycje, wymagające walki z brakiem grawitacji, będą miały prawo się zadziać. Z pewnością jednak znajdzie się w sytuacji, w której jakiejś inwestycji będzie można uniknąć, poświęcając więcej czasu na zakwestionowanie jej założeń i sensu realizacji. Właśnie na podstawie takich historii jak NASA i błędów największych organizacji na świecie, autor „Złych decyzji zakupowych” naprowadza nas na dobre praktyki, które pozwolą unikać błędów i minimalizować starty bez względu na wielkość przedsiębiorstwa czy skalę planowanego zakupu.
„Ta piosenka jest pisana dla pieniędzy…”
Peter Smith układa obszerną listę wskazówek dla czytelników – choć być może trafniej byłoby napisać „playlistę”, jako że każda z nich nosi tytuł znanej piosenki. I tak „Train in Vain” zespołu The Clash zapowiada historię fatalnego zamówienia publicznego na 75 nowych pociągów, które ze względu na złą specyfikację i brak rozwiązań gwarantujących dostępność składów dla osób z niepełnosprawnością, kosztował stan Queensland aż 300 milionów dolarów australijskich i wymagał przedłużenia realizacji projektu o kilka lat. „Who Let The Dogs Out?” to z kolei tytuł opowieści o nadużyciach kierownika ds. zakupów Wydziału Opieki nad Zwierzętami w Miami-Dade, który szantażował dostawców, zawierał z nimi fikcyjne transakcje oraz wykorzystywał hasła dostępowe innych pracowników, aby ukrywać swoje oszustwa. Wreszcie hit lat 60-tych, „If I Had A Hammer…” wprowadza czytelników w kwestię absurdalnych wydatków amerykańskiej armii (dość przytoczyć zakup „tacek do lodu o wartości 85 centów w cenie 20 dolarów na sztukę”). Być może właśnie ten zabieg – wzbogacanie narracji o błędach nabywczych w muzyczne nawiązania, wpływa na to, że „Złe decyzje zakupowe” sprawiają wrażenie lekkiej lektury, nawet pomimo opisywania konsekwencji ciężkiego kalibru.
Nieświadome błędy, świadome oszustwa
Zbiór case studies i płynących z nich lekcji został przez autora podzielony na dwie kategorie. Pierwsza – „Błędy” to różnego rodzaju nieprawidłowości niezamierzone, niecelowe, wynikające z braku wiedzy, kompetencji, świadomości czy błędów systemu. Tworząc ich przegląd, Peter Smith w interesujący sposób zestawia historie organizacji z różnych państw, sektorów i branż. Co może łączyć rząd Irlandii, szwedzką policję i brytyjską firmę specjalizującą się w zarządzaniu aktywami? Wszystkie, dokonując kosztownych inwestycji, opierały się na niewłaściwej specyfikacji. Irlandzkie władze zakupiły kosztującą niemal milion euro drukarkę, która… nie zmieściła się w budynku. Konieczne było wyburzenie kilku ścian i wzmocnienie konstrukcji, by udało się ją w końcu zainstalować we właściwym miejscu. Szwedzka policja zainwestowała w rozwiązanie, które wydłużyło realizację prostego zadania do kilku godzin. Firma Brewin Dolphin zrezygnowała zaś z wdrożenia nowego oprogramowania, na czym straciła kwotę równą 60% rocznego zysku. Z każdej z tych historii Peter Smith wyciąga pewne wnioski i uzupełnia je swoimi własnymi doświadczeniami, zdobytymi w ramach 35-letniej kariery zakupowca.
Druga część książki „Oszustwa i korupcja” to zbiór case’ów, u których podstaw leży wspólny czynnik – nieuczciwość ludzi, zarówno tych, którzy są odpowiedzialni za dokonywanie zakupów dla organizacji, jak i tych, którzy mają dostarczać zakupione produkty i usługi. Smith wciąga nas w świat szemranych transakcji, nieuczciwych kontrahentów, fałszowanych danych. Jak pisze: „Skłonny byłbym zaryzykować tezę, że szeroko pojęte zjawisko „zakupów” stanowi największe na świecie pole do popisu dla oszustów i pomysłodawców działań korupcyjnych”. Lektura tej części „Złych decyzji zakupowych” będzie więc przede wszystkim swego rodzaju przestrogą, jak unikać coraz bardziej chciwych, a przy tym coraz sprytniejszych oszustów.
Choć sam Peter Smith jest specjalistą z wieloletnim doświadczeniem w zakresie zakupów i zarządzania łańcuchami dostaw, napisał książkę, której lektura przyda się nie tylko zakupowcom, ale każdej osobie dysponującej własnym budżetem i podejmującej decyzje o skorzystaniu z zewnętrznych rozwiązań, usług czy zakupie produktów. Jej przesłanie jest proste i konkretne: ktoś już kiedyś te wszystkie błędy popełnił – przeczytaj o nich, wyciągnij z nich lekcje, by ochronić się przed ich powtórzeniem.
Wydawnictwo: MT Biznes
Przekład: Bartosz Sałbut
Liczba stron: 372
Cena: 49,90 zł
Wszelkie cytaty zostały zaczerpnięte z książki „Złe decyzje zakupowe. Błędy, które mogą kosztować Twoją firmę miliony” Petera Smitha, Wydawnictwo MT Biznes, 2021
