„Dzień dobry, chcielibyśmy zrealizować szkolenie e-learningowe z obszaru sprzedaży (obsługa Klienta) dla naszych pracowników. Mamy już zebraną większość contentu. Wdrożenie szkolenia planujemy na początku października, dlatego termin przekazania gotowego szkolenia powinien być zaplanowany w około dwa – trzy tygodnie po podpisaniu umowy.
Będziemy wdzięczni za przesłanie oferty, uwzględniającej Państwa doświadczenie podparte referencjami, metodologię pracy nad e-learningiem, przykładowe produkcje oraz wycenę do końca tego tygodnia.
Pozdrawiam, XYZ”
Co sądzicie o treści tego zapytania ofertowego? Na pierwszy rzut oka – znamy główną potrzebę Klienta, interesujący go obszar merytoryczny, poziom jego przygotowania do tego projektu, ramy czasowe i przewidywany deadline projektu. Klient określił również termin przesłania oferty oraz oczekiwaną jej zawartość. Nic dodać nic ująć? Nic bardziej mylnego! Trochę o tym, ale głównie o prowadzeniu projektów – wróć – PROJEKTÓW - e-learningowych wystukam kilka słów dla każdego, kto chciałby zacząć swoją przygodę – oczywiście najlepiej z PROFES!
KROK 1: Zapytanie ofertowe
Na swojej ścieżce zawodowej współpracuję z różnymi branżami, różnymi Klientami, a co za tym idzie z całkowicie innymi potrzebami i oczekiwaniami Klientów – tych już pozyskanych, jak i potencjalnych. Najprostsza kategoryzacja Klientów dotyczy oczywiście ich stopnia doświadczenia z e-learningiem: Klient ma doświadczenie - wie, czego szuka i oczekuje lub nie ma doświadczenia - szuka partnera, który pomoże mu wejść w ten świat. Osobiście uwielbiam zapytania, w których mogę wykazać się ekspercką wiedzą i poprowadzić Klienta przez proces sprzedaży zgodnie z wypracowanymi przez siebie standardami. Wówczas każde pytanie Klienta to dla mnie szansa na budowanie naszej relacji i zaufania do zespołu, który reprezentuję. Nie znaczy to, że obsługa Klientów, którzy doskonale wiedzą, czego mogą oczekiwać nie jest mi bliska. Najczęściej ci Klienci przesyłają kompletnie zbudowane zapytania ofertowe, określające najmniejsze szczegóły swojej e-learningowej potrzeby szkoleniowej. Jednak to właśnie w tych przypadkach niezmiennie zaskakuje mnie to, że ten sam Klient, który zdaje się przewidzieć wszystkie elementy produktu e-learningowego, niekoniecznie uwzględnia w nim… samego siebie. Jeśli spojrzymy na realizację projektu e-learningowego profesjonalnie, trzy tygodnie wspomniane w zapytaniu ofertowym to zdecydowanie niewystarczający czas. Nie możemy zapominać o uwzględnieniu wszystkich etapów projektu – od rozpoczęcia projektu, przez fazę twórczą w postaci koncepcji i scenariusza, kończąc na etapie produkcji. Projekt e-learningowy w swoim założeniu powinien angażować Klienta niemal równie mocno, jak dostawcę.
Zgodnie z popularną potrzebą Klienta, harmonogram projektu e-learningowego powinien więc być tak skrojony, by wpasował się z wdrożeniem równocześnie z trwającym innym – nierzadko „większym” – projektem rozwojowym w organizacji Klienta. Ewentualnie, aby produkt po prostu pojawił się na platformie e-learningowej i nauczał … i efektywnie trenował…i zachwycał swoich użytkowników. Szybko i dobrze, najlepiej tanio – chyba nikogo nie dziwi, że to jedna z częstszych potrzeb Klientów. A na pewno są one ujawniane najszybciej. Właściwie ciężko się dziwić- prędzej czy później każdy z nas stoi po tej stronie i oczekuje od swoich dostawców tego samego. Niestety, to miejsce na sławnego mema z koniem – kiedy klient pyta…
O tym i o kilku innych ważnych aspektach projektów e-learningowych przeczytacie w tym tekście.
KROK 2: Kick off
Załóżmy, że Klient wybiera nas na swojego dostawcę. W miejsce radości z kolejnego sprzedanego projektu szybko wchodzą pierwsze działania uruchamiające projekt. Kolejność podejmowanych kroków może się oczywiście różnić w zależności od rodzaju projektu, jednak najczęściej pierwszym z kroków projektowych jest spotkanie kick- off. To najlepszy czas i miejsce na poznanie wszystkich członków zespołu, określenie konkretnych roli w projekcie oraz odpowiedzialności na poszczególnych jego etapach. To również przestrzeń na poznanie wizji Klienta. Pewnym jest, że Klient posiada i zna swoją potrzebę. Jeszcze pewniejszym jest, że zgłębi swoją potrzebę, jeśli otrzyma właściwe pytania i zostanie umiejętnie poprowadzony przez wachlarz e-learningowych możliwości… jak i ich ograniczeń.
Kick off to także czas zobowiązań – dla obu stron. Dostawca zobowiązuje się do realizacji całości projektu na najwyższym poziomie jakościowym, dotrzymywania terminów oraz spełnienia celów i założeń projektu. Do czego więc zobowiązuje się Klient? Do zaangażowania niemalże na każdym z etapów projektu, a najważniejszym zadaniem Klienta jest otwartość i wpuszczenie nas - twórców e-learningu – do rzeczywistości swojej organizacji. Wyobraźcie sobie, że pracujemy nad szkoleniem z zarządzania stresem w firmie produkcyjnej. Jednym z celów szkolenia jest uświadomienie pracownikom do jakich konsekwencji może prowadzić stres w pracy. Nawet najlepiej napisany wsad merytoryczny w tym obszarze nie odpowie na pytania: jaki dokładnie stres odczuwa pracownik firmy? Jak wyglądają sytuacje, w których jest narażony na poważne konsekwencje wewnętrznego napięcia? Kim jest ten człowiek i jak możemy oddziaływać na jego radzenie sobie ze stresem? Tylko znając pełny kontekst i dokładne case study, będziemy w stanie przygotować szkolenie, które przyniesie pożądane efekty. Bez tego stworzymy produkt uniwersalny, pozbawiony kontekstu. Takie produkcje mają swoje zalety, jednak w takiej sytuacji nazywamy je „produkcjami gotowymi”, co w skrócie oznacza, że ten sam produkt w tym samym czasie sprzedajemy kilku różnym Klientom. A skoro dotykamy dziś dedykowanych projektów e-learningowych, postępujmy jak należy.
KROK 3: Koncepcja
Tak, bez dotknięcia kontekstu organizacji zabraknie odpowiedniej koncepcji. Pierwszy etap projektu e-learningowego to moment, w którym powstaje pomysł – gdzie i jak osadzić zakres merytoryczny, aby to nie był kolejny „przymusowy e-learning do przeklikania”. Jaki zbudować storytelling, aby swoich odbiorców nie tylko wciągał, ale przede wszystkim był efektywny? Czym zaskoczyć uczestnika szkolenia? Jak zadbać, by kreatywność zespołu metodycznego znakomicie odnalazła się w otoczeniu organizacji Klienta?
Etap koncepcji to czas na rozmowę z zespołem Klienta, który mą największą styczność z zakresem merytorycznym planowanym w szkoleniu. Podczas tych spotkań nasz zespół metodyczny dopytuje i doprecyzowuje informacje. Tutaj padają odpowiedzi na najważniejsze pytania o cele i założenia. W tym miejscu otwierają się umysły i zaczynają kreować wizje. Efektem tego etapu jest prezentacja koncepcji – planowanego storytellingu, wizualizacji przestrzeni, sposobu na osiągnięcie pożądanych efektów. I tutaj Klient decyduje, czy przedstawiona koncepcja jest spójna z potrzebami i oczekiwaniami Klienta.
„Uwielbiam ten moment, gdy dociera do nas koncepcja do kolejnego modułu i następuje chwila napięcia, co wymyśliliście tym razem”
Takie słowa usłyszeliśmy niedawno od stałego Klienta, z którym pracujemy obecnie nad kolejnymi modułami cyklu onboardingowego. Nie mogę zdradzić jakie mamy metody kreatywnej pracy, ale ten moment, w którym dociera do nas, że Klient czeka jak na otwarcie prezentu… bezcenny! Również jak to, gdy Klient inspiruje się naszymi pomysłami i dostrzega nowe perspektywy, dokładając tym samym swój wkład w finalny efekt projektu. Kiedy Klient poczuje swój udział, projekt nabiera zupełnie innego wymiaru i charakteru. Dlatego zawsze namawiam Klientów do śmiałego uczestniczenia w procesie twórczym, abyśmy wszyscy poczuli, że to jest nasz projekt. Gwarantowanym jest wówczas jego niepowtarzalny efekt.
KROK 4: Scenariusz e-learningowy
Zanim jednak dojdziemy do efektu końcowego, zatrzymamy się na moment na etapie tworzenia scenariusza e-learningowego oraz niezwykle istotnej roli Metodyka e-learningu. Kiedy mamy już zaakceptowaną koncepcję, możemy spokojnie oddać się naszej kreatywności. W pierwszym kroku Metodyk zapoznaje się dokładnie z kontentem od Klienta po to, aby następnie przelać jego treści na ciekawy storytelling. Reżyseruje kolejne sceny e-learningu, ubierając je w ciekawe dialogi i stosując różnorodne zabiegi efektywnego przekazywania wiedzy. Jeśli mieliście kiedyś okazję poszukiwać informacji o e-learningu, na pewno spotkaliście się z często powtarzalnymi określeniami – optymalizacja treści, budowanie i utrzymywanie zaangażowania uczestnika, intuicyjne poruszanie się po lekcji, różnorodność form, aktywizowanie uczestników różnymi ćwiczeniami, weryfikacja wiedzy. Jest to pewna „oczywista oczywistość”, jednak prawdziwą sztuką jest tak dobrać rozwiązania, aby były spójnym, czytelnym i łatwo przyswajalnym przekazem. A co najważniejsze – przekazem, który trafi do konkretnego odbiorcy.
Niewątpliwie niezbędną kompetencją jest tutaj umiejętność pracy z tekstem. Metodyk otrzymuje tak wiele różnych treści – z różnych branż i obszarów, kierowanych do tak różnorodnych grup odbiorczych, że musi umieć odnaleźć się z każdym słowem, projektując szkolenie na najwyższym poziomie jakościowym – efektywnym i atrakcyjnym wizualnie. No właśnie, poza słowem pisanym projektowanie scen to umiejętność wizualnej prezentacji swojej wizji. I tutaj również, poza wytycznymi metodyki e-learningu, istnieje potrzeba wyczucia swoistej estetyki. Aktualnej w danym momencie, jak i spójnej z Klientem. Dzięki opracowaniu treści, a w drugiej kolejności wizualizacji ich w scenariuszu otrzymujemy efekt, który oddajemy Klientowi do jego oceny. Nie wyobrażam sobie, że na tym etapie mogłoby zabraknąć zaangażowania zespołu projektowego Klienta. To feedback Klienta sprawia, że zbliżamy się do pożądanego efektu. Choćby Metodyk był najlepszy, scenariusz najwyższej klasy – to Klient zna swoich odbiorców najlepiej i wie, co w ich otoczeniu zostanie przyjęte i z jakim skutkiem. Tego głosu nie może zabraknąć przy żadnej produkcji. My słuchamy naszych Klientów uważnie i dążymy do tego, abyśmy stali się jednym zespołem projektowym. Mamy ten sam cel, zmierzamy w tą samą stronę, więc właściwie jak mogłoby być inaczej.
KROK 5: Produkcja ekranów e-learningowych
Oto etap końcowy – produkcja. Następuje, gdy Klient zaakceptuje w pełni scenariusz. W tym etapie pierwsze skrzypce gra Deweloper e-learningu, który przenosi wizję Metodyka i nadaje jej dynamiki na ekranach e–learningowych. Zgodnie ze specyfiką tego etapu, produkcja zajmuje najwięcej czasu w harmonogramie projektowym. Rola Dewelopera to jednak nie tylko przekładanie czy uruchamianie. W trakcie budowy ekranów, Deweloper jako pierwszy widzi i czuje dynamikę lekcji – i tu doceniamy każdą jego sugestię, która pomoże sprawić, że efekt będzie jeszcze lepszy. Choć teoretycznie nie uwzględniamy zmian na etapie produkcji, jeśli miałoby to przysłużyć się jakości, konsultujemy nowe pomysły z Klientami. Dokładamy wszelkich starań, by na końcu uzyskać efekt WOW. To właściwie kwintesencja realizowanych przez nas projektów e-learningowych – efekt WOW. Do tego dążymy. Tego potrzebujemy i tak działamy: elastycznie, projektowo, w ścisłej współpracy zespołowej, przy pełnym zaangażowaniu Klienta i z jego pełnym zaufaniem. Projekty się kończą, a Klient w swojej organizacji staje się twarzą tego produktu i markuje jego jakość. I wiecie co?
KROK 6: Klienci zawsze do nas wracają po więcej 🙂
Zdecydowanie można powiedzieć, że wchodzimy w stałe relacje z Klientami. Nawet jeśli dany projekt zostanie zakończony, po pewnym czasie spotykamy się przy okazji kolejnych. A może i Ty myślisz o wdrożeniu e-learningu w organizacji, może poszukujesz nowego dostawcy? Jeśli zainteresowało Cię nasze podejście do projektów e-learningowych, koniecznie do nas napisz! Z przyjemnością porozmawiam o możliwościach naszej współpracy i przygotuję dla Ciebie ofertę, w której będziesz miał okazję dodatkowo zobaczyć naszą strefę demo.
