Z szacunków PROFES wynika, że ukryte koszty związane z niewłaściwie przeprowadzonym procesem wdrożenia pracownika, mogą sięgać nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Szczególnie w przypadku firm o rozległej strukturze, dużym zróżnicowaniu stanowisk czy zaawansowanych procesach technologicznych, pierwsze miesiące zatrudnienia będą miały ogromny wpływ na efektywność nowego pracownika i zrozumienie stawianych przed nim wymagań. Równie ważne będzie zbudowanie w nim poczucia bezpieczeństwa i utożsamienia się z celami firmy. 

Pracownik, który w trakcie 3-miesięcznego okresu wdrożenia zaadoptuje się do środowiska nowej pracy to pracownik, który będzie przygotowany do pełnienia swojej roli w organizacji, jak również będzie chciał się w niej i razem z nią rozwijać. Dlatego właśnie proces onboardingu jest tak istotny dla zbudowania i utrzymania pracowników. 

Jak przeprowadzić onboarding w czasach pandemii?

Nasze doświadczenia dotyczące wspierania organizacji w budowaniu efektywnych procesów wdrożeniowych w czasie pandemii COVID-19 wzbogaciły się o realizację dużego, bo aż 9-modułowego cyklu onboardingowych szkoleń e-learningowych dla naszego Klienta z usług publicznych. Obostrzenia pandemiczne w jego przypadku były przestrzegane niezwykle restrykcyjnie, a przy tym ilość zadań oraz zatrudnienie nowych pracowników nie malały - co roku organizacja zatrudnia bowiem około 80 nowych osób. Nikogo chyba nie dziwi fakt, że Klient skłonił się ku rozwiązaniom e-learningowym, które mogą być w prosty i bezpieczny sposób udostępniane w organizacji. Po naszym wspólnym sukcesie z pierwszym szkoleniem e-learningowym, kierowanym do pracowników fizycznych z obszaru trudnych sytuacji z Klientami, otrzymaliśmy zaproszenie do dalszej e-learningowej współpracy. 

Projekt rozpoczął się w 2021 roku, angażując kilkuosobowe zespoły realizacyjne zarówno po stronie Klienta – tutaj również z dużym zaangażowaniem Prezesa Spółki, jak i PROFES. Obszary e-learningu poruszały bogatą historię firmy, obecną misję i strategię oraz spójne z nimi filary działalności. Nie zabrakło modułów poświęconym głównym procesom technologicznym, zapewniającym ciągłość działania firmy oraz różnym lokalizacjom i ich roli w realizacji procesów. Uwzględniliśmy również obszar struktury organizacyjnej, komunikacji wewnętrznej, obsługi Klienta, obszar działań kadrowo-socjalnych, CSR, jak i procedury bezpieczeństwa. 

E-learningowe szkolenie onboardingowe - wyzwania

Wykorzystanie szkolenia e-learningowego jako formy wspierającej wdrożenie pracowników wymagało uwzględnienia kilku elementów, kluczowych dla efektywności procesu onboardingu i komfortu Uczestników. Ze względu na specyfikę działalności, organizacja Klienta charakteryzuje się dużym zróżnicowaniem pracowników (zarówno pod kątem wieku, doświadczenia, specjalizacji, jak i obejmowanych stanowisk – robotniczych i nierobotnicznych) oraz wielością realizowanych procesów. Dziewięć modułów e-learningowych „Witaj w organizacji!” stanowiło więc nie lada wyzwanie twórcze – jak uzyskać zaangażowanie i zainteresowanie naszego odbiorcy? Naszą odpowiedzią był atrakcyjny i wciągający storytelling. Stworzona przez nas historia, opowiedziana w przestrzeniach organizacji silnie koncentrowała się na narracji, przekazującej treści związane z misją i wartościami firmy oraz osadzała naszych odbiorców w rzeczywistych sytuacjach, zaczerpniętych z życia organizacji. 

Źródło: PROFES

Już od początku tej historii poznajemy bohaterów, którzy tak jak nasz odbiorca – rozpoczynają pracę w organizacji i będą mu towarzyszyć przez wszystkie moduły. Nad wszystkim dodatkowo czuwają opiekunowie wdrożenia, którzy prowadzą naszych kreskówkowych bohaterów i odbiorców szkolenia przez jego kolejne części. Każdy moduł dedykowany jest konkretnemu obszarowi wdrożenia, dlatego dobór przestrzeni i wizualizacji jest tutaj niezwykle ważny. Szkolenia wzbogacone są wieloma zróżnicowanymi aktywnościami, budującymi i utrzymującymi zaangażowanie uczestników. Zastosowaliśmy zarówno różnorodne formy przekazu, szeroką gamę zadań do wykonania, jak i zadbaliśmy o odpowiedni poziom emocji odbiorców, dodatkowo wzmacniając przekaz atrakcyjnymi dialogami.

Praca nad projektem wymagała dużego zaangażowania Klienta, który wskazywał drogę do osiągnięcia pożądanego efektu, dostarczał materiały merytoryczne i produkcyjne oraz czujnym okiem weryfikował efekt końcowy. Po stronie PROFES z kolei miała miejsce praca koncepcyjno-twórcza naszych metodyków, w której niezbędne były umiejętności słuchania i rozumienia intencji Klienta. Nie obeszło się również bez sporej dawki kreatywności, dzięki której pomysł ubierano w konkretną wizję i przekładano go na scenariusz e-learningowy. Wieloletnie doświadczenie w e-learningu pomogło nam zachować wszystkie zasady przyświecające metodyce nauczania osób dorosłych w innowacyjny sposób, a umiejętności produkcyjne naszych deweloperów umożliwiały zbudowanie interaktywnych ekranów e-learningowych. 

Źródło: PROFES

Storytelling i dobra współpraca - kluczowa wartość projektu

To, co niewątpliwie wyróżnia ten projekt to efektywna współpraca pomiędzy Klientem a PROFES, dzięki której osiągnięte rezultaty niosą za sobą najwyższą jakość. Za sukces uważamy fakt, że onboarding ten kierowany jest do wszystkich pracowników – zarówno nowych, jak i tych doświadczonych, a spływające do nas feedbacki z organizacji wciąż dodają nam skrzydeł. 

Projekt ten utwierdził mnie w przekonaniu, że naszą przewagą konkurencyjną jest dopracowana w najmniejszym szczególe umiejętność tworzenia storytellingu. Choć e-learning onboardingowy jest wdzięcznym tematem dla storytellingu, to wiem, że to podejście sprawdza się w niemal każdym obszarze merytorycznym. Jako zespół rozumiemy storytelling i potrafimy go tworzyć tak, aby pasował do rzeczywistości naszych Klientów, a co za tym idzie przyniósł efekty na poziomie pozyskiwania wiedzy i umiejętności w organizacji. Z kolei jako menedżer zespołu e-learningowego jestem przekonana, że sprzedając projekt e-learningowy oparty o storytelling gwarantuję naszym Klientom najlepszy produkt na rynku.

Źródło: PROFES