W poprzednim artykule „ABC Kontekstowego badania kompetencji” poruszyłam kilka kwestii z zakresu teorii zwinnego zarządzania kompetencjami, czy ściślej – badań kompetencyjnych. Kontynuując ten temat, chciałabym przybliżyć informacje na temat jednego z produktów PROFES, wspierających zarządzanie kompetencjami w organizacjach.
Wzorując się na efektach pracy międzynarodowego Projektu Agile Based Competency Management i przyjmując wypracowaną w nim metodę CAWC (Competency Assessment in Work Context), firma PROFES, będąca Partnerem Projektu, stworzyła własny system Kontekstowego Badania Kompetencji, otwarty na potrzeby organizacji na polskim rynku.
Zalety systemu:
- Dostępny online: skillspot.pl
- Badania samooceny, 180 stopni, 360 stopni
- Nieograniczona liczba uczestników badania
- Pełna komunikacja z uczestnikami badania drogą e-mail (zaproszenie do badania z linkiem i danymi logowania oraz instrukcją/ automatyczne ponaglenie dla uczestników niewypełniających badań/ wsparcie techniczne w trakcie trwania badania)
- Indywidualne dane logowania dla każdego uczestnika (konta indywidualne)
- Możliwość przerwania badania w dowolnym momencie i powrotu do miejsca, w którym się ukończyło (jedynym ograniczeniem jest termin realizacji badania ustalony przez Klienta)
- Rotacja pytań oraz kolejności wyświetleń opcji wyboru (utrudniające grupowe wypełnianie badania)
- Atrakcyjność wizualna badania, dzięki krótkim animacjom z podkładem lektorskim, przedstawiającym treść prezentowanego kejsa
- Przejrzystość i intuicyjność systemu
- Raporty indywidualne w formacie PDF
- Raporty zbiorcze w formacie PDF, podsumowujące wyniki wszystkich uczestników danego badania
System cyklicznie wypełniany jest treściami uniwersalnych kejsów, a w międzyczasie Konsultanci PROFES realizują dedykowane dla Klientów projekty rozwoju kompetencji. Praca przy takich projektach uzależniona jest od konkretnych potrzeb Klientów, grupy uczestników badań oraz celu, dla którego mają zostać zrealizowane. Bardzo istotna na tym etapie jest współpraca z Klientem, która ma zagwarantować przygotowanie badania dokładnie uszytego na miarę potrzeb Klienta, zgodnego z jego rzeczywistością i codziennością. Im lepiej Konsultant pozna otoczenie zawodowe Klienta i typowe dla niego sytuacje „z życia wzięte”, tym lepiej dostosowane zostaną kejsy do badania. Efektem tej pracy będą zatem rzetelne i miarodajne wyniki w raportach po badaniu.
Proponowana współpraca często opiera się na kilku głównych etapach:
Etap 1: Warsztaty kompetencyjne z Klientem
Podczas warsztatów określone zostają cele i założenia Projektu, a z pomocą naszych Konsultantów i Trenerów wyodrębnione zostają kluczowe dla organizacji kompetencje oraz ich aspekty. Praca na tych wybranych kompetencjach i aspektach podczas warsztatów umożliwia Konsultantom zapoznanie się z panującymi w organizacji standardami, jak również z jej realiami, codziennością. Na tej podstawie tworzone są zalążki dedykowanych kejsów kompetencyjnych, czyli krótko mówiąc przykłady sytuacji „z życia wziętych”. W oparciu o te konkretne sytuacje, ze wsparciem Klienta, tworzone są trzy prawdopodobne opcje zachowań począwszy od tej najlepszej (najbardziej oczekiwane przez organizację zachowanie), poprzez opcję średnią, aż po opcję najgorszą (zachowania niemile widziane w organizacji).
Dzięki tej wiedzy, posiadając już szkic struktury typowych dla tej organizacji sytuacji oraz możliwych zachowań, Konsultanci samodzielnie opracowują obszar merytoryczny badania, w którym tworzone są właściwe już kejsy, opcje oraz komentarze. Te z kolei pojawiają się na etapie raportu po badaniu i stanowią feedback dla uczestników badania uzależniony od udzielonych przez niego odpowiedzi. Każdorazowo Klient zapoznaje się z końcowym materiałem merytorycznym, aby potwierdzić jego realność w swoim otoczeniu zawodowym.
Etap 2: Produkcja badania
Produkcja badania to czas pracy nad wizualną stroną projektu. Do każdego z kejsów produkowane są krótkie kreskówkowe animacje z udziałem lektora, będące wizualizacją treści kejsów sytuacyjnych. W tym celu wykorzystywane są zdjęcia, prezentujące otoczenie organizacji, aby zmaksymalizować utożsamienie się badanego z daną sytuacją. Kreskówkowe postaci doskonale współgrają z rzeczywistymi, nowoczesnymi zdjęciami realnych miejsc pracy badanych i gwarantują ponadczasowość animacji, które po pewnym czasie nie stracą swojej aktualności i uniwersalności.
Etap 3: Realizacja badania kompetencji
Przeprowadzenie badań jest możliwe, gdy zakres merytoryczny kejsów oraz opcji wyboru, jak również animacje zostaną zaakceptowane przez Klienta. Każdorazowo etap ten poprzedzony jest testami, w których biorą udział osoby wyznaczone po stronie Klienta. Jest to moment, w którym Klient zapoznaje się krok po kroku z przebiegiem badania poprzez otrzymanie maila z zaproszeniem do badania, logowanie na platformie systemu, przejście przez badanie. Zweryfikowanie obszaru merytorycznego, wizualnego i poprawności działania systemu rozpoczyna etap badań właściwych. Do systemu wprowadzone zostają osoby w określonych kontekstach (stanowiskach pracy), dedykowane do konkretnych badań. System automatycznie wysyła zaproszenia z linkiem do badania, indywidualnymi danymi logowania oraz niezbędnymi informacjami na temat jego przebiegu i instrukcji.
Etap 4: Raportowanie wyników
Raportowanie to końcowy etap badania kompetencji. Po jego wygaśnięciu, administratorzy systemu generują i analizują raporty indywidualne uczestników badań. Zespół Konsultantów PROFES dodatkowo analizuje raporty zbiorcze z badania, stanowiące podsumowanie uśrednionych wyników kluczowych dla konkretnej organizacji kompetencji na grupie badanych.
Etap 5: Warsztaty podsumowujące
Ten etap to nic innego, jak udostępnienie wygenerowanych raportów z wynikami i prezentacja zebranych na podstawie badań kompetencji danych oraz sposobu przekazywania badanym feedbacku. Wyniki badań kompetencji, zwłaszcza w przypadku ocen 180 i 360 stopni mogą budzić opór, ponieważ dane w raporcie prezentują także często występujące różnice między samooceną, a oceną przełożonego, współpracownika, czy podwładnego. Osoba udzielająca tego feedbacku powinna więc posiadać odpowiednie umiejętności, aby prawidłowo przeprowadzić badanego przez ten proces.
Warsztaty te często są również wprowadzeniem do stworzenia dedykowanych ścieżek szkoleniowych dla organizacji oraz indywidualnych planów rozwojowych dla jej pracowników.
System Kontekstowego Badania Kompetencji jest więc nie tylko jedną z najlepszych metod pomiaru poziomu kompetencji pracowników organizacji, ale również rzetelną i precyzyjną informacją o miejscu, w którym (pod kątem zarządzania kompetencjami) znajduje się organizacja. Profesjonalnie przygotowany raport po badaniu i przekazany na jego podstawie feedback to szansa dla organizacji na określenie i realizację dedykowanych, spersonalizowanych działań rozwojowych. Może to być więc zarówno początek drogi, jak i siedmiomilowy krok w stronę zwinnego zarządzania kompetencjami w naszej organizacji.
